Jak zorganizować event roku, a nawet dekady?

O niektórych imprezach firmowych wszyscy pracownicy zapominają już po kilku dniach. Jak zorganizować event firmowy, o którym na korytarzach firmy głośno będzie jeszcze po wielu latach? Okazuje się, że sekret tkwi również w tym, co wydarzy się przed i po wydarzeniu. 

Skuteczna organizacja eventu

Wiele osób zadaje sobie pytanie, jak zorganizować atrakcyjny i skuteczny event? W końcu event eventowi nierówny. Od czego zacząć organizację eventu? By zorganizować dobry event, należy podjąć kilka kluczowych decyzji. Przygotowanie wydarzenia wymaga wzięcia pod uwagę różnych aspektów – sporządź więc plan eventu. Oto 10 kroków do dobrego eventu.

• Określenie celu: dlaczego organizujesz to wydarzenie? Jakie cele chcesz osiągnąć? To pomoże Ci określić, jakie działania będziesz musiał podjąć.

• Budżet eventu: określ, ile pieniędzy jesteś w stanie przeznaczyć na organizację wydarzenia. To pomoże Ci ustalić zakres działań i podjąć decyzję finansowe.

• Wybór daty i lokalizacji: kiedy i gdzie zorganizować event? wybierz datę, która będzie dogodna dla uczestników. Wybierz odpowiednią lokalizację na event firmowy, uwzględniając liczbę uczestników, dostępność obiektu i wygodę.

• Zespół organizacyjny: Zatrudnij lub zorganizuj zespół osób, które pomogą Ci w planowaniu i realizacji wydarzenia. Podziel obowiązki i odpowiedzialność. Jeśli nie masz pracowników, którzy mogą się tym zająć, agencja eventowa wyręczy Cię w sprawnej organizacji eventu. 

• Projekt koncepcji wydarzenia: określ, jakie będą główne elementy eventu, takie jak agenda, prelegenci, atrakcje, catering, dekoracje itp.

Planowanie wydarzenia

• Catering: zdecyduj, czy będziesz oferować posiłki i napoje podczas wydarzenia, i zorganizuj catering zgodnie z potrzebami uczestników.
• Nagłośnienie i technika: zapewnij odpowiednie nagłośnienie, projektory, ekrany i inne techniczne urządzenia, które mogą być potrzebne podczas imprezy firmowej.
• Program i rozkład: opracuj szczegółowy program wydarzenia, uwzględniając harmonogram prezentacji, dyskusji, przerw i innych aktywności.
• Rejestracja i promocja: zorganizuj proces rejestracji uczestników, na przykład poprzez stronę internetową eventu, aplikację mobilną lub formularze online. Rozpocznij też promocję wydarzenia za pomocą mediów społecznościowych, e-mail marketingu, plakatów i innych kanałów komunikacji.
• Kontrola jakości: przed rozpoczęciem wydarzenia przeprowadź kontrolę jakości, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie.

Organizacja wydarzenia to proces, który wymaga uwzględnienia wielu szczegółów. Ważne jest, aby być elastycznym i gotowym do dostosowania się do zmian i niespodzianek w trakcie planowania i realizacji. Dobre planowanie i staranne przygotowanie pomogą Ci zorganizować skuteczny event biznesowy.

Cele eventu firmowego

Cele eventu firmowego mogą być bardzo różne. Zależą od potrzeb konkretnej firmy i strategii organizacji. Najczęściej chodzi o budowanie relacji. Eventy firmowe często służą do  wzmacniania więzi między pracownikami, klientami, partnerami biznesowymi oraz innymi interesariuszami firmy. Mogą także posłużyć do motywować pracowników poprzez nagrody, docenianie osiągnięć i budowanie ducha pracy zespołowej. Zachęcają do kreatywnego myślenia i generowania nowych pomysłów. Często są też platformą do przekazywania wiedzy, umiejętności i szkoleń dla pracowników.

Ważne wydarzenia firmowe

Imprezy firmowe często są organizowane w celu świętowania jubileuszy, rocznic, osiągnięć i ważnych momentów w historii firmy.

To także okazja do wspólnego obchodzenia Wigilii czy karnawału.

Przy okazji imprezy tego typu mogą pomóc w nawiązywaniu nowych kontaktów biznesowych.

Eventy pozwalają też na promowanie marki i budowanie jej pozytywnego wizerunku wśród uczestników. Imprezy firmowe mogą służyć jako narzędzie do zwiększenia sprzedaży produktów lub usług firmy poprzez prezentacje, oferty specjalne lub kampanie promocyjne. Mogą być doskonałą okazją do prezentacji nowych produktów lub usług przed klientami lub partnerami biznesowymi. Posłużą także do zbierania opinii klientów, partnerów biznesowych lub pracowników na temat produktów, usług lub strategii firmy.

Blok CTA

Nie masz pomysłu na event dla pracowników?

Do organizacji każdej imprezy podchodzimy kreatywnie
– wykorzystaj to!

Atrakcje dla uczestników eventów firmowych

Sekret tego, jak zorganizować event, nie kryje się w samym miejscu i czasie firmowego spotkania. Równie ważne jest napięcie budowane nawet na parę miesięcy przed wydarzeniem. Scenariusz, menu czy miejsce możesz wybrać wraz z zespołem na zasadzie konkursu lub głosowania na długo przed spotkaniem. Na przykład w Dworze Korona Karkonoszy jest ponad 200 potraw do wyboru – sam ten fakt aż się prosi o zorganizowanie plebiscytu na potrawę wśród pracowników.  

Zalety eventów firmowych

Możesz zachęcić zespół do wyboru atrakcji eventowych, które najbardziej do nich przemawiają. Popularnością cieszą się na przykład takie wydarzenia jak degustacje rzemieślniczego piwa czy firmowe igrzyska sportowe. Następnie możecie wspólnie zastanawiać się nad piwami, których chcecie spróbować czy dyscyplinami sportowymi, które Was interesują.

Jak widać, w ten sposób przyszły event stanie się kanwą licznych pomniejszych wydarzeń na przestrzeni miesięcy poprzedzających imprezę. Możesz nawet subtelnie naprowadzić najpierw zespół na to, że przydałaby im się wspólna impreza wyjazdowa. Sami zaczną się zastanawiać, jak zorganizować event firmowy, jeśli najpierw przeprowadzisz na przykład szkolenie na temat tego, że integracja w grupie to najlepszy sposób na realizację wspólnych celów.

Jak zorganizować event wraz z pracownikami? 

Jeśli event już jest zaplanowany, wciąż możesz sporo zrobić, by ekipa naprawdę dobrze się bawiła. Jedno z ćwiczeń na warsztatach firmowych polega na tym, by na początku to uczestnicy w drodze konsensusu wybrali zasady, które będą obowiązywać. To sprawia, że później chętniej się ich trzymają, ale też samo w sobie stanowi element integracji i rozgrzewki przed właściwą imprezą. Scenariusz zajęć budujących zespół ma znaczenie, więc najlepiej, jeśli skorzystasz z fachowej pomocy podczas organizacji takiego eventu. Na przykład Dwór Korona Karkonoszy, firma eventowa z wieloletnim doświadczeniem, proponuje aż 113 scenariuszy imprez firmowych i opiekę doświadczonych event managerów.

Event biznesowy

Ważne jest też, by wyraźnie oddzielić czas „firmowy” od prywatnego, a także czas pracy od odpoczynku. Bardzo dobrze sprawdzają się konferencje i bankiety z częścią oficjalną, po której uczestnikom pozostaje już tylko dobrze się bawić. W przeciwnym razie trudno wypocząć, ale też zespół nie będzie mógł na 100% skupić się na firmowych przemowach czy nagrodach, wciąż myśląc o wieczornej imprezie tematycznej czy uginającym się od jedzenia stole. Jeśli zastanawiasz się, jak zorganizować nietypowe wydarzenie, to pod tym linkiem znajdziesz dodatkowe, ciekawe sposoby na integrację dla firm.

Rodzaje eventów firmowych

Istnieje wiele różnych rodzajów imprez, które mogą być organizowane w różnych celach i dla różnych grup uczestników. Aby osiągnąć zamierzone cele i stworzyć udane wydarzenie, warto dostosować rodzaj imprezy firmowej do zakładanego celu, grupy docelowej i budżetu. 

Na przykład konferencje to wydarzenia biznesowe, podczas których eksperci prezentują swoje pomysły, umiejętności i wiedzę. Celem konferencji jest zazwyczaj edukacja i wymiana informacji. Bardziej interaktywne niż konferencje są seminaria – skupiają się na konkretnej dziedzinie wiedzy i często obejmują dyskusje, warsztaty i prezentacje. Z kolei targi to wydarzenia handlowe, na których wystawcy prezentują swoje produkty lub usługi potencjalnym klientom i partnerom biznesowym. Imprezy korporacyjne, takie jak bankiety, przyjęcia, wewnętrzne szkolenia integracyjne to eventy organizowane przez firmy dla swoich pracowników lub klientów. Często mają przy okazji charakter wydarzeń kulturalnych czy edukacyjnych lub sportowych albo rozrywkowych. A jubileuszowy event firmowy służy oczywiście uczczeniu jakieś ważnej firmowej rocznicy.

W branży MICE coraz częściej spotykane są także imprezy charytatywne lub społeczne. Aukcje, biegi charytatywne, praca na rzecz potrzebujących to stosunkowe nowe w Polsce formy eventu, służące przy okazji promocji firmy. 

Blok CTA

Chcesz zorganizować event biznesowy?

Wszystkim się zajmiemy!

Jak zorganizować niezapomniany event?  

Zorganizowałeś niesamowity event? Niech to nie będzie koniec zabawy! Często wysiłek organizacyjny jest tak duży, że po imprezie organizatorzy „odpuszczają”, skupiając się na powrocie do codziennych obowiązków. Dziś jednak równie ważne może być to, co po evencie. Jak często zdarzyło się, że tuż po imprezie, pełen pozytywnych emocji, chciałeś odnaleźć zdjęcia, oznaczyć nowych znajomych, odwiedzić strony i profile osób, które poznałeś…? Gdy jednak nie możesz znaleźć żadnej z tych rzeczy on-line, rezygnujesz, a wkrótce zapominasz o imprezie. Aby tak się nie stało, zadbaj o następujące kwestie:

• Jeszcze na imprezie w pobliżu fotobudki lub w innym widocznym miejscu zamieść firmowy hasztag lub informacje o profilach społecznościowych wydarzenia. 
• Niech Twoja ekipa nie czeka i jeszcze w trakcie lub krótko po imprezie zacznie oznaczać gości, miejsca i firmy w firmowych profilach społecznościowych. Wszystkim łatwiej będzie się później znaleźć, a i Ty możesz liczyć na wzmiankę w rewanżu. 
• Szybko stwórz łatwo dostępny album ze zdjęciami online. Ważne, by dało się je pobierać, udostępniać i oznaczać. To dla Ciebie darmowa reklama. 
• Bardziej oficjalne zdjęcia udostępnij publicznie; link do pozostałych możesz wysłać gościom razem z miłą wiadomością. 
• Jeśli polubisz i skomentujesz zdjęcia innych z imprezy, zaczniesz budować relacje, które mogą przetrwać lata. 

Organizacja firmowego eventu

Dzięki tym prostym krokom pamiątkowe zdjęcia czy filmy z imprezy przyczynią się do powstania miłych wspomnień. A to dopiero początek, bo możesz też stworzyć playlistę z imprezy dostępną dla wybranych lub zamkniętą grupę, gdzie będzie można wymieniać bardziej prywatne wspomnienia czy zdjęcia. Coraz częściej na takich spotkaniach są osoby, które mają własne witryny internetowe, popularne profile społecznościowe czy kanały YouTube. Zadbaj o miejsce, w którym każdy będzie mógł się zareklamować, a gościom łatwo będzie do siebie dotrzeć po spotkaniu i długo będą wymieniać wrażenia z imprezy.

Czy warto zorganizować event firmowy?

Czym jest event? To wydarzenie mające określony cel i niecodzienny charakter. Decyzja o zorganizowaniu eventu zależy od wielu czynników i musi być dobrze przemyślana. To inwestycja w rozwój firmy, element działań promocyjnych i employer brandingowych.

Po co organizować event biznesowy? Celem eventów firmowych mogą być konkretne cele biznesowe, takie jak zwiększenie sprzedaży, promocja marki, budowanie relacji z klientami, uczczenie rocznicy, czy motywacja pracowników, to organizacja eventu jest jak najbardziej uzasadniona. Zastanów się, kto będzie uczestniczył w evencie. Czy jest to grupa, która skorzysta na takim wydarzeniu? Czy to jest grupa, która jest ważna dla Twojej firmy? Upewnij się, że organizacja eventu jest zgodna z ogólną strategią firmy i wpisuje się w długoterminowe cele.

Upewnij się jednak, że masz dostępne środki finansowe na zorganizowanie eventu. Imprezy firmowe mogą być kosztowne, więc ważne jest, aby dokładnie oszacować koszty i określić, czy są one akceptowalne w kontekście planowanego zysku lub korzyści. Organizacja eventu wymaga starannego planowania, koordynacji i przygotowań. Upewnij się, że jesteś gotowy na to zadanie lub zatrudnij profesjonalną firmę do organizacji eventów, jeśli jest to konieczne.

Określ, jak będziesz mierzył sukces eventu. Czy to będzie liczba uczestników, zysk, poziom zaangażowania czy inne wartości? Przemyśl, jak inne wydarzenia lub konkurencja mogą wpłynąć na sukces Twojego eventu. Bądź przygotowany na niespodzianki i ryzyko. Czasami mimo najlepszych planów mogą pojawić się nieoczekiwane problemy.

Ostateczna decyzja o zorganizowaniu eventu musi być oparta na konkretnej analizie i planowaniu. Jeśli dobrze przemyślisz cele, budżet, grupę docelową i wszystkie inne ważne czynniki, to organizacja eventu na pewno przyniesie wiele korzyści Twojej firmie.

Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez