Organizacja konferencji dla firm – jak zrobić to dobrze?

Porady
organizacja konferencji dla firm

Bez znaczenia, czy organizujemy wielką konferencję międzynarodową, czy kameralne spotkanie biznesowe – przygotowanie takiego wydarzenia to nie lada wyzwanie! Wymaga konsekwencji, umiejętnego planowania działań, sporo zaangażowania i potężnej dawki kreatywności. Czasem nawet mimo usilnych starań, nie wszystko wychodzi tak, jak chcieliśmy. Jak zrobić to dobrze? Przedstawiamy, jak powinna przebiegać organizacja konferencji dla firm krok po kroku.

Najważniejsze to mieć plan

Zanim zabierzemy się za załatwianie jakiejkolwiek sprawy związanej z organizacją konferencji, musimy szczegółowo określić, czego oczekujemy od wydarzenia. Przede wszystkim powinniśmy odpowiedzieć sobie na pytania:

  • Jaki jest cel konferencji?
  • Kogo chcemy zaprosić?
  • Jaki będzie charakter imprezy?
  • Jak długo będzie trwała?
  • Jaki mamy budżet?

Odpowiedzi na te pytania powinny być przemyślane i wyczerpujące. Pozwoli nam to przygotować szczegółową koncepcję eventu. Warto ustalić harmonogram, który udostępnimy uczestnikom eventu. Dzięki temu każda osoba będzie świadoma, kiedy rozpoczynają się poszczególne bloki konferencji, ile przerw zaplanowano, a także, jak długo potrwa całe wydarzenie.

Kolejny ważny etap to ustalenie terminu konferencji. Przy wyborze daty przede wszystkim należy wziąć pod uwagę dostępność naszych gości oraz prelegentów. Nie bez znaczenia jest kalendarz wydarzeń branżowych. Nie warto planować konferencji w czasie, w którym będzie odbywać się konkurencyjne wydarzenie. Taka sytuacja może spowodować mniejsze zainteresowanie naszym eventem. Wiąże się również z ryzykiem niedostępności niektórych ekspertów. Kiepskim pomysłem jest także organizacja konferencji dla firm w okresie urlopowym lub świątecznym – czerwiec-sierpień oraz grudzień.

konferencja dla firm

Organizacja konferencji dla firm – jak wybrać idealne miejsce?

Ustaliliśmy podstawowe kwestie, wybraliśmy datę i przygotowaliśmy wstępny harmonogram – zatem czas znaleźć odpowiednie miejsce. Obiekt musi idealnie wpisywać się w charakter wydarzenia. Powinien być dostosowany do liczby zaproszonych gości w taki sposób, aby zapewnić im pełen komfort i swobodę przez cały czas. Ważne jest również wyposażenie lokalu. W środku powinny znaleźć się wszelkie sprzęty niezbędne do przedstawienia prezentacji, nagłośnienie, odpowiednie oświetlenie, porządne i wygodne meble oraz klimatyzacja. Kilka dni przed rozpoczęciem konferencji warto dokładnie sprawdzić stan techniczny wszystkich urządzeń. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek podczas konferencji.

Uroczy hotel w górach z zapleczem konferencyjnym?
Jeśli właśnie tego szukasz…

… sprawdź dostępne terminy i zarezerwuj dogodną datę już dziś!

W Polsce funkcjonuje mnóstwo ośrodków, w których można zorganizować najróżniejsze konferencje na wybraną liczbę osób. Dużą popularnością cieszą się sale konferencyjne w obiektach wypoczynkowych. Jest to doskonałe rozwiązanie na konferencje ogólnopolskie lub międzynarodowe, na które przybywają goście z odległych miejsc. Organizatorzy mogą zapewnić uczestnikom wydarzeń komfortowy nocleg w pokojach znajdujących się w ośrodkach.

Lokal konferencyjny powinien być usytuowany w atrakcyjnym miejscu, do którego łatwo dojechać. Świetnie sprawdzi się obiekt położony pośród pięknych okoliczności przyrody – np. w górach. Wyjątkowo urokliwa natura stwarza znakomite warunki do produktywności, skupienia i odprężenia.

Organizacja konferencji dla firm – wyżywienie

Na konferencji dla firm nie może zabraknąć smacznego cateringu. Goście przede wszystkim powinni mieć dostęp do kawy, herbaty i zimnych napojów. Na sali konferencyjnej (lub w pomieszczeniu obok) może znaleźć się bufet z zimnymi przekąskami i ciastami, do którego uczestnicy będą mogli podejść w wolnych chwilach pomiędzy kolejnymi blokami eventu.

organizacja konferencji firmowych

Można również zaplanować dłuższą przerwę obiadową, podczas której zostanie podany ciepły posiłek dla wszystkich gości. Nie warto ograniczać się do jednej potrawy. Lepiej dać gościom wybór – np. między trzema posiłkami. Na liście koniecznie powinna znaleźć się opcja wegańska. Nie można zapomnieć również o alergikach czy osobach z nietolerancjami pokarmowymi. Warto zapewnić im możliwość zamówienia czegoś spersonalizowanego.

Kilkudniowa konferencja to wskazanie do organizacji pełnowymiarowego wyżywienia dla gości – składającego się ze śniadania, obiadu i kolacji każdego dnia. Oczywiście nie jest to konieczne. Dostępność cateringu lub brak wyżywienia należy wyraźnie zaznaczyć w zaproszeniu na event.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Kilka dni przed konferencją warto pomyśleć o przygotowaniu materiałów promocyjnych i toreb prezentowych dla gości. Gadżety umieszczone w torbach giftowych powinny idealnie wpisywać się w charakter eventu. Ponadto muszą być spójne z wizją organizatorów wydarzenia. Mogą być to np. długopisy z logo, teczki, notesy, zakładki, bony promocyjne, katalogi, eleganckie pralinki, zestawy kaw czy herbat.

Kolejna ważna kwestia to zaproszenia i marketing. Gości należy powiadomić o konferencji odpowiednio wcześnie. W zaproszeniu powinny znaleźć się szczegółowe informacje dotyczące eventu – w tym miejsce i data, cel i charakter konferencji, harmonogram oraz ewentualne informacje dodatkowe. Warto wspomnieć również o konieczności potwierdzenia przybycia.

Jeśli chcemy, aby o naszej konferencji było głośno, koniecznie zadbajmy o odpowiednią reklamę. W dobie internetowych możliwości możemy zrobić to za pośrednictwem mediów społecznościowych. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie atrakcyjnych wizualnie, czytelnych grafik, które umieścimy na profilach marki w social mediach. Posty warto wypromować. Dzięki temu więcej osób dowie się o wydarzeniu. Jest to szczególnie ważne, jeśli zamierzamy streamować event w internecie.

Dzień eventu biznesowego trzeba nieco urozmaicić. Jak? Można przygotować atrakcje dla gości, które odprężą ich po całym dniu spędzonym na sali konferencyjnej. Po ważnej, podniosłej konferencji warto zorganizować wystawne przyjęcie z przyjemną muzyką, starannie dobranym, wykwintnym menu i orzeźwiającymi drinkami. Jeśli konferencja ma nieco luźniejszy charakter, doskonale sprawdzi się ognisko z pieczonymi kiełbaskami i muzyką graną na gitarze.

Organizacja konferencji dla firm to złożone, czasochłonne zadanie. Kluczem do sukcesu jest porządny, przemyślany plan. I to właśnie od niego powinniśmy zacząć prace nad tym wymagającym przedsięwzięciem!

Szybki kontakt Zamów ofertę