Event biznesowy – organizacja krok po kroku

PoradyTeam Building
Event biznesowy - organizacja krok po kroku

Udany event biznesowy to doskonały sposób na nawiązanie kontaktu z pracownikami i klientami. Skutecznie buduje i wzmacnia relacje firmowe, a nawet pozwala wypromować nowy produkt lub usługę. Sprawdź, jak zorganizować niezapomniane wydarzenie biznesowe! 

Dlaczego warto zorganizować event biznesowy? 

Takie wydarzenie zdecydowanie poprawi relacje z odbiorcami, a także zbuduje wizerunek i świadomość marki. Organizując event biznesowy, możesz wyróżnić się spośród konkurencji. Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć. Dzięki temu łatwiej dopasujesz rodzaj wydarzenia do oczekiwań grupy docelowej. 

Aby Twój pomysł na event biznesowy okazał się trafiony, prawdopodobnie będziesz potrzebował pomocy kilku zaufanych osób. Pamiętaj, że nie musisz wszystkiego robić sam. Zastanów się, jakie zadania możesz spokojnie oddelegować swoim pomocnikom.  

Jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, nie musisz korzystać z usług agencji eventowej. Zachęć kilku współpracowników do współpracy. Mogą nawet czuć się podekscytowani, że biorą udział w organizacji eventu biznesowego. 

Jeśli chcesz zbudować trwałe relacje z pracownikami i partnerami biznesowymi, regularnie organizuj eventy firmowe. Niezależnie od tego, jaki cel przyświeca Twojemu wydarzeniu, zwróć uwagę na kilka kluczowych aspektów.   

Jak zaplanować budżet na event biznesowy? 

Zanim przystąpisz do organizacji eventu biznesowego, ustal, jakim budżetem dysponujesz. Pamiętaj, by wygospodarować 10 proc. z całej kwoty, jaką zamierzasz przeznaczyć na imprezę firmową. W ten sposób zaoszczędzisz sobie niepotrzebnych nerwów, gdy pojawią się niespodziewane wydatki. 

Kiedy ustalisz już budżet, pomyśl, w jaki sposób rozdysponujesz środki finansowe. Jeśli zależy Ci, by w programie imprezy znalazły się merytoryczne wystąpienia, możesz wydać więcej pieniędzy na zatrudnienie ekspertów niż na fantazyjne dekoracje. Zadbaj o oświetlenie, a także wynajmij profesjonalny sprzęt nagłośnieniowy i sceniczny. 

Ponadto nie oszczędzaj na jedzeniu i napojach. Weź pod uwagę specjalne ograniczenia dietetyczne swoich gości. W swoim menu uwzględnij zarówno mięsne potrawy, jak i ich wegetariańskie odpowiedniki. 

Uczestnicy mogą sceptycznie podejść do Twojego eventu biznesowego, jeśli są głodni i spragnieni. Rzadziej są też skłonni wybaczyć ewentualne błędy i niedociągnięcia. Pamiętaj, by uważnie śledzić wszystkie wydatki. Zanim podpiszesz umowy, dokładnie je przeczytaj. Szczególną uwagę zwróć na to, co zostało napisane małym druczkiem. 

Jak wybrać idealny termin eventu biznesowego? 

Wybierając datę, zorientuj się, czy w tym czasie mają odbyć się ważne wydarzenia i/lub spotkania firmowe. Jeśli tak, lepiej poszukaj innego terminu. W ten sposób zapewnisz sobie wyższą frekwencję. 

W zależności od tego, ilu pracowników zatrudniasz, możesz im wysłać e-maila lub ankietę, by zagłosowali, który termin najbardziej im odpowiada. Pamiętaj, że event firmowy nie powinien kolidować z ich obowiązkami zawodowymi i sprawami rodzinnymi.  

Sytuacja staje się trudniejsza, gdy chcesz zaprosić na przyjęcie partnerów biznesowych. Upewnij się, że planowany event nie wypada w święto ani ważne wydarzenia branżowe. Jeśli możesz, poproś partnerów o dostępność i preferowane terminy. 

Zastanawiasz się, kiedy wysłać zaproszenia na event? Zasad jest prosta: im wcześniej, tym lepiej. Dzięki temu goście zapiszą sobie Twoje wydarzenie w kalendarzu i znajdą dla Ciebie czas. 

Jak znaleźć idealne miejsce? 

Po pierwsze, zastanów się, czy chcesz zorganizować event biznesowy w miejscowości, która oferuje mnóstwo atrakcji, czy zależy Ci na bardziej kameralnym, klimatycznym miejscu. Teraz pomyśl, czy wybrany lokal pasuje do Twojego wydarzenia. Określ, jakie oczekiwania mają Twoi współpracownicy lub partnerzy biznesowi. Czy cenią sobie oryginalne rozwiązania a może wolą coś tradycyjnego?  

Znalezienie idealnego miejsca na imprezę firmową jest trudne?

Mamy dobrą informację – nie musisz dłużej szukać 🙂

Pomyśl też o swoich potrzebach. Szukasz miejsca, które oferuje projektor multimedialny, parkiet taneczny, mównicę, lub duży stół konferencyjny? Może dobrym pomysłem będą warsztaty integracyjne w górach? Jeśli chcesz zaprosić kilku ekspertów, by podzielili się swoją wiedzą, pomysłami i doświadczeniem, zapytaj, czy mają jakieś specjalne wymagania. 

Jak uatrakcyjnić imprezę firmową? 

Zastanawiasz się, co zrobić, by Twój event biznesowy zapadł na długo w pamięci uczestników? Wzbogać swoje wydarzenie o elementy interaktywne. Nowoczesna technologia daje spektakularne efekty zarówno w przygotowaniu treści, jak i ich rozpowszechnianiu. Opcje są nieograniczone, dlatego można je dopasować do każdego wydarzenia.

Przedstawiamy kilka sposobów na urozmaicenie eventu: 

  • zajęcia online, 
  • filmy 3D, 
  • wideokonferencje, 
  • aplikacje interaktywne, 
  • ekran mgłowy, 
  • ściana bezszwowa z systemem interaktywnego lustra. 

Lista zadań: podstawa dobrej organizacji 

Aby ułatwić sobie realizację pomysłu na event biznesowy, przygotuj szczegółową listę kontrolną. Dzięki temu będziesz mógł po kolei odhaczać poszczególne zadania. Takie rozwiązanie pomoże Ci skutecznie opanować chaos.  

Organizując event biznesowy, możesz skorzystać z aplikacji do zarządzania projektami. Poszukaj nowego, zaawansowanego technologicznie narzędzia, które usprawni i uprości realizację dziesiątek, jeśli nie setek, drobnych zadań. 

Organizacja eventu firmowego wiąże się z dopilnowaniem mnóstwa spraw. Aby uniknąć zbędnego stresu, możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny i korzystać z osobnych zakładek dla poszczególnych kategorii, takich jak: 

  • miejsce, 
  • plan dnia, 
  • harmonogram imprezy, 
  • prelegenci, 
  • dojazd we własnym zakresie lub wynajem autokaru. 

Eksperci podkreślają, że networking jest głównym czynnikiem wzrostu i rozwoju przedsiębiorstwa. Ułatwia firmie zdobyć pozycję i uznanie w branży, poprawić wyniki sprzedaży, a także pozyskać nowych partnerów biznesowych. Aby zwiększyć zaangażowanie pracowników, możesz połączyć spotkanie networkingowe z rozdaniem nagród za szczególne osiągnięcia.  

Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję, jubileusz firmy, ceremonię wręczenia nagród, prezentację produktu, czy spotkanie networkingowe, tego typu wydarzenia są skutecznymi narzędziami komunikacji i promocji. Proponowane eventy biznesowe pozwalają nawiązać i podtrzymać cenne relacje, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. 

Szybki kontakt Zamów ofertę