Event biznesowy – organizacja krok po kroku

Imprezy firmowePoradyTeam Building
Jubileusz firmy, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka k. Karpacza

Udany event biznesowy to doskonały sposób na nawiązanie kontaktu z pracownikami i klientami. Skutecznie buduje i wzmacnia relacje firmowe, a nawet pozwala wypromować nowy produkt lub usługę. Sprawdź, jak zorganizować niezapomniane wydarzenie biznesowe! 

Dlaczego warto zorganizować event biznesowy? 

Event biznesowy to okazja dla firmy. Na co? Takie wydarzenie zdecydowanie poprawi relacje z odbiorcami, a także zbuduje wizerunek i świadomość marki. Organizując event biznesowy, możesz wyróżnić się spośród konkurencji. Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć. Dzięki temu łatwiej dopasujesz rodzaj wydarzenia do oczekiwań grupy docelowej. 

Event biznesowy w plenerze, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka

Aby Twój pomysł na event biznesowy okazał się trafiony, prawdopodobnie będziesz potrzebował pomocy kilku zaufanych osób. Pamiętaj, że nie musisz wszystkiego robić sam. Zastanów się, jakie zadania możesz spokojnie oddelegować swoim pomocnikom.  

Jeśli dysponujesz ograniczonym budżetem, nie musisz korzystać z usług agencji eventowej. Zachęć kilku współpracowników do współpracy. Mogą nawet czuć się podekscytowani, że biorą udział w organizacji eventu biznesowego. Choć powierzenie organizacji imprezy firmowej profesjonalistom zwiększa szanse na sukces.

Jeśli chcesz zbudować trwałe relacje z pracownikami i partnerami biznesowymi, regularnie organizuj eventy firmowe. Networking biznesowy jest kluczowy do osiągniecia sukcesu na rynku. Niezależnie od tego, jaki cel przyświeca Twojemu wydarzeniu, zwróć uwagę na kilka ważnych aspektów.   

Organizacja wydarzeń biznesowych – cel

Cele eventów biznesowych mogą być różne, w zależności od potrzeb i strategii organizacji. Mogą one obejmować zwiększenie świadomości marki, podpisanie umów, rozwijanie relacji z klientami, budowanie zaufania i autorytetu w branży, a także dostarczanie wiedzy klientom oraz pracownikom.

Różne wydarzenia biznesowe mogą też mieć za zadanie budowanie relacji biznesowych, promocję marki, produktu czy idei lub wartości, edukację lub osiągnięcie konkretnych celów biznesowych. A przede wszystkim – skuteczny event biznesowy ma na celu budowę pozytywnego wizerunku firmy.

Bal firmowy w Dworze Korona Karkonoszy

Forma eventu biznesowego

Jak zorganizować event firmowy? Odpowiedź na to pytanie częściowo zależy od tego, jaki to rodzaj eventu. Szykując event biznesowy musimy wziąć pod uwagę, o jakie konkretnie wydarzenie biznesowe chodzi. Czy ma to być duża konferencja na kilkaset osób, seminarium szkoleniowe, szkolenie integracyjne, wielotysięczne targi, warsztaty, spotkanie networkingowe, wystawa, elegancki bankiet, prezentacja nowych produktów czy jeszcze coś innego.

Event firmowy na stoku, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka k. Karpacza

Do wydarzenia warto przecież dobrać niebanalne obiekty na eventy biznesowe – inne na targi, inne na seminaria. Inaczej też będzie wyglądał czas wolny i poczęstunek w przypadku uczestników warsztatów integracyjnych, a inaczej w przypadku gości konferencyjnych. Różny też będzie budżet imprezy oraz plan działania. No i atrakcje eventowe warto dobrać do typu eventu biznesowego. Czego innego oczekuje załoga podczas gier i zabaw team buildingowych, podczas których następuje integracja pracowników, a co innego przygotujemy na jubileusz firmy, odbywający się w eleganckiej sali balowej.

Blok CTA

Chcesz zorganizować niezapomniane wydarzenie firmowe?

Przygotowujemy eventy biznesowe najwyższej jakości!
Miejscowość letniskowa Sosnówka k. Karpacza, widok na zalew

Organizacja eventu biznesowego wymaga dokładnego planowania i koordynacji, a także uwzględnienia wielu szczegółów, takich jak wybór lokalizacji, przygotowanie programu, zaplanowanie cateringu, obsługa techniczna, promocja i rejestracja uczestników. Celem jest stworzenie pozytywnego doświadczenia dla uczestników, które przyniesie korzyści zarówno organizatorowi, jak i uczestnikom.

Integracyjne spotkania biznesowe, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka k. Karpacza 

Widać więc, że dobry event biznesowy powinien być szyty na miarę. Dlatego czasem niezbędna może okazać się pomoc profesjonalnej agencji eventowej. Doradzi wybór miejsca, pomoże w ustaleniu najlepszego terminu eventu firmowego, zaproponuje atrakcje na event biznesowy. Można skorzystać z usług choćby Dworu Korona Karkonoszy z Sosnówki k. Karpacza. Wtedy przygotowanie eventu biznesowego będzie szybkie, łatwe i przyjemne.

Jak zaplanować budżet na event biznesowy? 

Zanim przystąpisz do organizacji eventu biznesowego ustal, jakim budżetem dysponujesz. Pamiętaj, by wygospodarować 10% zapasu z całej kwoty, jaką zamierzasz przeznaczyć na imprezę firmową. W ten sposób zaoszczędzisz sobie niepotrzebnych nerwów, gdy pojawią się niespodziewane wydatki. 

Budżet imprezy firmowej

Kiedy ustalisz już budżet, pomyśl, w jaki sposób rozdysponujesz środki finansowe. Jeśli zależy Ci, by w programie imprezy znalazły się merytoryczne wystąpienia, możesz wydać więcej pieniędzy na zatrudnienie ekspertów niż na fantazyjne dekoracje. Zadbaj o oświetlenie, a także wynajmij profesjonalny sprzęt nagłośnieniowy i sceniczny.

Ponadto nie oszczędzaj na jedzeniu i napojach. Catering jest bardzo ważny – wielu uczestników ekscytuje się nowymi smakami. Weź pod uwagę specjalne ograniczenia dietetyczne swoich gości. W swoim menu uwzględnij zarówno mięsne potrawy, jak i ich wegetariańskie odpowiedniki.

Catering Dworu Korona Karkonoszy na imprezy firmowe

Uczestnicy mogą sceptycznie podejść do Twojego eventu biznesowego, jeśli są głodni i spragnieni. Rzadziej są też skłonni wybaczyć ewentualne błędy i niedociągnięcia. Pamiętaj, by uważnie śledzić wszystkie wydatki. Zanim podpiszesz umowy, dokładnie je przeczytaj. Szczególną uwagę zwróć na to, co zostało napisane małym druczkiem. 

Jak wybrać idealny termin eventu biznesowego? 

Wybierając datę, zorientuj się, czy w tym czasie mają odbyć się ważne wydarzenia i/lub spotkania firmowe. Jeśli tak, lepiej poszukaj innego terminu. W ten sposób zapewnisz sobie wyższą frekwencję.

W zależności od tego, ilu pracowników zatrudniasz, możesz im wysłać e-maila lub ankietę, by zagłosowali, który termin najbardziej im odpowiada. Pamiętaj, że event firmowy nie powinien kolidować z ich obowiązkami zawodowymi i sprawami rodzinnymi.

Sytuacja staje się trudniejsza, gdy chcesz zaprosić na przyjęcie partnerów biznesowych. Upewnij się, że planowany event nie wypada w święto ani ważne wydarzenia branżowe. Jeśli możesz, poproś partnerów o dostępność i preferowane terminy.

Zastanawiasz się, kiedy wysłać zaproszenia na event? Zasad jest prosta: im wcześniej, tym lepiej. Dzięki temu goście zapiszą sobie Twoje wydarzenie w kalendarzu i znajdą dla Ciebie czas.

Świętowanie jubileuszu firmy, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka k. Karpacza

Jak znaleźć idealne miejsce? 

Po pierwsze, zastanów się, czy chcesz zorganizować event biznesowy w miejscowości, która oferuje mnóstwo atrakcji, czy zależy Ci na bardziej kameralnym, klimatycznym miejscu. Teraz pomyśl, czy wybrany lokal pasuje do Twojego wydarzenia. Określ, jakie oczekiwania mają Twoi współpracownicy lub partnerzy biznesowi. Czy cenią sobie oryginalne rozwiązania a może wolą coś tradycyjnego?  

Blok CTA

Idealne miejsce na event biznesowy?

Właśnie je znalazłeś!
Karkonosze

Pomyśl też o swoich potrzebach. Szukasz miejsca, które oferuje projektor multimedialny, parkiet taneczny, mównicę, lub duży stół konferencyjny? Może dobrym pomysłem będą warsztaty integracyjne w górach? Jeśli chcesz zaprosić kilku ekspertów, by podzielili się swoją wiedzą, pomysłami i doświadczeniem, zapytaj, czy mają jakieś specjalne wymagania. 

Jak uatrakcyjnić imprezę firmową? 

Zastanawiasz się, co zrobić, by Twój event biznesowy zapadł na długo w pamięci uczestników? Wzbogać swoje wydarzenie o elementy interaktywne. Nowoczesna technologia daje spektakularne efekty zarówno w przygotowaniu treści, jak i ich rozpowszechnianiu. Opcje są właściwie nieograniczone, dlatego można je dopasować do każdego wydarzenia.

Atrakcje eventowe

Przedstawiamy kilka sposobów na urozmaicenie eventu: 

  • zajęcia online, 
  • filmy 3D, 
  • wideokonferencje, 
  • aplikacje interaktywne, 
  • ekran mgłowy, 
  • ściana bezszwowa z systemem interaktywnego lustra. 
Impreza firmowa, Dwór Korona Karkonoszy, Sosnówka k. Karpacza

Lista zadań: podstawa dobrej organizacji 

Aby ułatwić sobie realizację pomysłu na event biznesowy, przygotuj szczegółową listę kontrolną. Dzięki temu będziesz mógł po kolei odhaczać poszczególne zadania. Takie rozwiązanie pomoże Ci skutecznie opanować chaos.  

Organizując event biznesowy, możesz skorzystać z aplikacji do zarządzania projektami. Poszukaj nowego, zaawansowanego technologicznie narzędzia, które usprawni i uprości realizację dziesiątek, jeśli nie setek, drobnych zadań. 

Miejsce na event biznesowy, Dwór Korona Karkonoszy

Organizacja eventu firmowego wiąże się z dopilnowaniem mnóstwa spraw. Aby uniknąć zbędnego stresu, możesz utworzyć arkusz kalkulacyjny i korzystać z osobnych zakładek dla poszczególnych kategorii, takich jak: 

  • miejsce,
  • plan dnia, 
  • harmonogram imprezy, 
  • prelegenci, 
  • dojazd we własnym zakresie lub wynajem autokaru. 

Eksperci podkreślają, że networking jest głównym czynnikiem wzrostu i rozwoju przedsiębiorstwa. Ułatwia firmie zdobycie pozycji i uznania w branży, poprawia wyniki sprzedaży, a także pozwala pozyskać nowych partnerów biznesowych. Aby zwiększyć zaangażowanie pracowników, możesz połączyć spotkanie networkingowe z rozdaniem nagród za szczególne osiągnięcia.  

Niezależnie od tego, czy organizujesz konferencję, jubileusz firmy, ceremonię wręczenia nagród, prezentację produktu, czy spotkanie networkingowe, tego typu wydarzenia są skutecznymi narzędziami komunikacji i promocji. Eventy biznesowe pozwalają nawiązać i podtrzymać cenne relacje, zarówno na zewnątrz, jak i wewnątrz firmy. 

Najczęściej zadawane pytania

Co to jest event biznesowy?

Event biznesowy to rodzaj wydarzenia organizowanego w celu promocji, budowania relacji, edukacji lub osiągnięcia konkretnych celów biznesowych. Może to obejmować różnorodne spotkania i wydarzenia, takie jak konferencje, seminaria, szkolenia, targi, spotkania networkingowe, wystawy, bankiety, premiery produktów i wiele innych. Eventy biznesowe są często wykorzystywane przez firmy i organizacje, aby nawiązywać kontakty, pozyskiwać nowych klientów, kształcić personel, promować swoje produkty lub usługi, a także budować pozytywny wizerunek firmy. Eventy biznesowe odgrywają istotną rolę w dzisiejszym świecie biznesu, umożliwiając firmom budowanie relacji, zwiększanie świadomości marki i osiąganie konkretne cele biznesowe.

Gdzie zorganizować event biznesowy?

Wybór odpowiedniej lokalizacji dla eventu biznesowego zależy od wielu czynników, w tym celu wydarzenia, liczby uczestników, budżetu, lokalizacji i innych. Oto kilka miejsc, gdzie można zorganizować event biznesowy. Hotele, bo często oferują różnorodne przestrzenie konferencyjne, wyposażone w niezbędną infrastrukturę. Oferują również usługi cateringowe i zakwaterowanie dla uczestników. Istnieją też specjalne centra konferencyjne przeznaczone do organizacji eventów biznesowych. Jeśli potrzebujesz dużo miejsca na prezentacje lub wystąpienia, sale koncertowe lub teatry mogą być odpowiednie. Z kolei jeśli organizujesz bankiet lub spotkanie w luźniejszej atmosferze, restauracje lub winnice mogą być atrakcyjnym wyborem. W przypadku, gdy chcesz zaprezentować swoje produkty lub usługi, targi i wystawy to dobre miejsce do tego celu. W niektórych przypadkach, zwłaszcza w mniejszych firmach, eventy biznesowe można zorganizować w specjalnie przygotowanej sali konferencyjnej w siedzibie firmy. W wielu miastach istnieją przestrzenie do coworkingu, które udostępniają sale konferencyjne na wynajem. Jeśli event ma charakter bardziej nieformalny lub chcesz wykorzystać atrakcyjne otoczenie, parki, ogrody lub inne miejsca na świeżym powietrzu mogą być idealnym miejscem. Świetnym Centrum Imprez Plenerowych z widokiem na góry dysponuje Dwór Korona Karkonoszy w Sosnówce koło Karpacza. Możliwości jest więc dużo. Odpowiednie miejsce na event na pewno powinno być dostosowane do charakteru i celu eventu. Warto również zwrócić uwagę na techniczne kwestie, takie jak dostęp do sprzętu audiowizualnego i internetu.

Jak zorganizować event biznesowy?

Zorganizowanie udanego eventu biznesowego wymaga dokładnego planowania, koordynacji i uwzględnienia wielu istotnych szczegółów. Nawet najbardziej typowy event biznesowy powinien mieć zindywidualizowany charakter. Zastanów się, jaki cel chcesz osiągnąć? Dopasuj do tego typ eventu. Ma to być wydarzenie biznesowe dla korporacji, konferencja, szkolenie, prezentacja produktu itd. Kolejny krok to ustalenie budżetu. Zastanów się, ile możesz przeznaczyć na lokalizację, catering, marketing, sprzęt, ew. stronę internetową eventu, wynagrodzenie personelu i inne koszty. Teraz czas na szukanie miejsca na event biznesowy oraz wybór terminu eventu. Wybierz datę i lokalizację uwzględniając dostępność i potrzeby uczestników. Sporządź harmonogram wydarzenia, uwzględniając sesje, prelekcje, przerwy, lunch, panele dyskusyjne i inne elementy programu. Upewnij się, że program jest atrakcyjny. Zorganizuj proces rejestracji uczestników. Możesz użyć narzędzi online. Upewnij się, że masz odpowiednią infrastrukturę techniczną. Rozpocznij promocję eventu i pamiętaj, że jest to jednocześnie promocja firmy. Wykorzystaj różne kanały, aby dotrzeć do potencjalnych uczestników. Zorganizuj odpowiedni catering. Zajmij się organizacją transportu i zakwaterowania, szczególnie jeśli uczestnicy przyjeżdżają z różnych miejsc. Po zakończeniu eventu przeprowadź ocenę jego efektywności. Nawiąż też kontakt z uczestnikami, dostarcz im obiecane materiały i podziękuj za uczestnictwo.

Szybki kontakt Zamów ofertę