Jak zorganizować spotkanie firmowe?

Porady
spotkanie firmowe

Dla jednych firm to codzienność, dla innych sporadyczne, jednak nie mniej ważne wydarzenia – spotkania biznesowe, czyli nieodłączny element każdej sprawnie funkcjonującej firmy. Konferencje z pracownikami to odpowiedni czas na omówienie wszystkich bieżących spraw związanych z działaniem przedsiębiorstwa i przedstawienie planów na najbliższe tygodnie. Jest to również doskonała okazja do negocjacji z potencjalnymi klientami biznesowymi i zawarcie nowych współprac. Jak zorganizować spotkanie firmowe, które przyniesie oczekiwane efekty?

Po co zorganizować spotkanie firmowe?

Sprawnie funkcjonująca firma ma większe szanse na odniesienie sukcesu w branży niż ta, która nie działa według żadnego systemu. Jak sprawić, żeby każdy członek zespołu wytrwale dążył do wspólnego celu? Kluczem do sukcesu są regularne spotkania firmowe. Cykliczne zebrania organizuje się po to, aby na spokojnie omówić wszystkie bieżące sprawy związane z funkcjonowaniem firmy. Jest to także odpowiedni czas na ustalenie planu działania na najbliższe tygodnie oraz określenie celów krótko- i długoterminowych. Konferencje to dla wielu recepta na wszystko! Na spotkaniach firmowych można przedstawić swoje pomysły i oczekiwania, wspólnie rozwiązać większe lub mniejsze problemy w zespole i wzajemnie zmotywować się do pracy.

Spotkania firmowe organizuje się również po to, aby nawiązać nowe kontakty biznesowe, które pomagają firmie się rozwijać i mogą przybliżać ją do osiągnięcia sukcesu na rynku. Konferencja z potencjalnymi partnerami to idealna okazja do tego, żeby pokazać przedsiębiorstwo z najlepszej strony i zachęcić inne liczące się firmy lub osoby prywatne do podjęcia współpracy. Tylko jak zorganizować konferencję, która przyniesie oczekiwane efekty?

spotkania firmowe

Pomysł na udaną konferencję

Grunt to mieć dobry plan! Na początek należy określić cel spotkania. Cel powinien być konkretny i bardzo szczegółowy. Ułatwi to wyznaczenie kwestii, które warto poruszyć na zebraniu.

Cel ustalony, ważne sprawy biznesowe rozpisane, a zatem czas na określenie harmonogramu spotkania – czyli jednego z najważniejszych elementów! Dlaczego? Porządny harmonogram sprawi, że zebranie nie będzie chaotyczne. Każdy uczestnik będzie wiedział, czego może się spodziewać po konferencji, jakie sprawy zostaną na niej poruszone, a także ile mniej więcej będą trwać rozprawy na dany temat. Harmonogram oraz cel spotkania powinny zostać umieszczone na zaproszeniach dla gości.

Na spotkanie firmowe nie można przyjść bez odpowiedniego przygotowania. Osoba prowadząca zebranie powinna wyposażyć się w niezbędne narzędzia i dokumenty, które pozwolą jej maksymalnie wyczerpać temat i sprawią, że wypadnie profesjonalnie w oczach uczestników. Najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie prezentacji, diagramów oraz wykresów. Nie można zapomnieć również o niezbędnych materiałach dla uczestników zebrania. Na stołach, przy których odbędą się spotkania, powinny znaleźć się przybory do pisania, notesy dla każdego oraz pliki dokumentów zawierające podsumowanie wszystkich kwestii, które zostały poruszone na zebraniu.

Nie bez znaczenia jest także wybór miejsca, w którym odbędzie się spotkanie. Oczywiście można zorganizować je w siedzibie firmy, jednak dużo lepszym rozwiązaniem jest przeniesienie zebrania w neutralne miejsce – np. na specjalną salę konferencyjną w hotelu, dworku czy pensjonacie. Konferencja w takim miejscu nie tylko będzie bardzo przyjemna, ale również przyniesie oczekiwane rezultaty. Odpowiednio przystosowana sala konferencyjna sprzyja skupieniu i kreatywności. Uczestnicy spotkania czują się swobodniej niż w firmowych murach. Nie boją się wyrażać swoich opinii i proponować nietuzinkowych rozwiązań – a jak dobrze wiemy porządna burza mózgów to klucz do wielu kreatywnych pomysłów, które zbliżają firmę do sukcesu na rynku!

spotkanie firmowe organizacja

Spotkanie firmowe może trwać nawet kilka godzin. Dlatego niezwykle ważne jest to, aby zapewnić uczestnikom pełen komfort. Na zebraniu poza wygodnymi siedzeniami, klimatyzacją i napojami powinien pojawić się catering. Dobrym rozwiązaniem jest zamówienie bufetu z zimnymi przekąskami, które uczestnicy będą mogli konsumować w podczas krótkich przerw między kolejnymi blokami konferencji. Warto zadbać także o dłuższą przerwę obiadową, podczas której zostanie podany ciepły posiłek –  składający się z zupy, drugiego dania i deseru.

Spotkanie firmowe – a po spotkaniu impreza firmowa!

Organizacja spotkania biznesowego w dworku, hotelu czy pensjonacie to doskonała okazja do tego, żeby po zakończonym zebraniu zaprosić uczestników na przyjęcie firmowe. Impreza to doskonały sposób na odprężenie po całym dniu spędzonym w sali konferencyjnej. To idealny moment na zawiązanie przyjacielskich więzi i spokojne rozmowy na tematy inne niż praca. Jest to także znakomita forma integracji pracowników. Impreza firmowa zbliża ludzi i sprawia, że atmosfera w miejscu pracy jest luźna i przyjemna.

Organizacja spotkania firmowego nie jest prostym zadaniem. Jednak dobry plan może zdziałać cuda! Grunt to ustalić porządny harmonogram. Dzięki niemu zebranie przebiegnie gładko i przyniesie oczekiwane efekty.

Szybki kontakt Zamów ofertę