Obsługa imprez: jak zorganizować niezapomniany event?

Porady

Organizacja wydarzenia biznesowego może przynieść sporą satysfakcję, z drugiej strony bywa bardzo stresujące i czasochłonne. Jeśli jeszcze musisz ją pogodzić z innymi obowiązkami, lepiej poszukaj doświadczonej i sprawdzonej agencji. Sprawdź, dlaczego warto nawiązać współpracę z firmą, zajmującą się obsługą imprez!

Jakie cele przyświecają Twojemu wydarzeniu?

Zanim przeprowadzisz udaną imprezę firmową, zastanów się, co chcesz osiągnąć. Zamierzasz dotrzeć do nowych klientów, a może chciałbyś docenić stałych odbiorców? Świętujesz jubileusz firmy lub jakieś szczególne osiągnięcie? Szukasz utalentowanych pracowników? 

Kiedy ustalisz cele wydarzenia, możesz łatwiej zaplanować harmonogram, ustalić budżet, zaprosić odpowiednich prelegentów. Dodatkowo skutecznie dotrzesz do swojej grupy docelowej i zareklamujesz event. Upewnij się, że Twoje cele są mierzalne, konkretne, osiągalne, ograniczone w czasie i trafne. 

Obsługa imprez z agencją eventową

Agencja eventowa współpracuje ze wszystkimi zaangażowanymi stronami (klientem – podwykonawcami – gośćmi – prelegentami – partnerami biznesowymi), aby nadać wydarzeniu profesjonalny charakter. Ponadto zadba o wszelkie kwestie związane z logistyką i zakwaterowaniem. Zanim podpiszesz umowę na organizację eventu firmowego, upewnij się, że specjalista regularnie odwiedza miejsce wydarzenia, aby monitorować realizację przedsięwzięcia. 

Zastanawiasz się, czy naprawdę powinieneś współpracować z agencją, zajmującą się obsługą imprez, aby osiągnąć sukces? Jeśli chcesz, by Twoje wydarzenie wyróżniło się na tle innych, skorzystaj z usług profesjonalistów. Oryginalność wpłynie pozytywnie na postrzeganie Twojej marki. Każda firma marzy o tym, aby klienci cenili ją za kreatywność, profesjonalizm i innowacyjność. Upewnij się, że planowane wydarzenie doskonale oddaje wyznawane przez Ciebie wartości. 

Bez wątpienia będziesz musiał dopilnować wielu spraw zarówno przed imprezą, jak i podczas samego wydarzenia. Współpracując z profesjonalną firmą, możesz skoncentrować się na innych zadaniach. W ten sposób eliminujesz też potencjalne zagrożenia, które mogą wpłynąć na Twój event. Kiedy współpracujesz z agencją, która zajmuje się kompleksową obsługą imprez, przygotuj się na lawinę komplementów. 

Jak wygląda współpraca z agencją , specjalizującą się w obsłudze imprez?

Zastanawiasz się, jak wygląda współpraca z agencją, specjalizującą się w obsłudze imprez? Najpierw przeprowadzi z Tobą szczegółową rozmową, podczas której zapyta o koncepcję, tematykę i harmonogram wydarzenia, grupę docelową, lokalizację i planowany budżet. Doświadczeni specjaliści podpowiedzą, jakie rozwiązanie sprawdzą się najlepiej na wydarzeniu. Następnie przedstawią, w jakich kanałach chcieliby reklamować Twoją imprezę firmową, bankiet, konferencję, spotkanie networkingowe, czy targi branżowe. Przeanalizują, czy w danym przypadku najlepiej sprawdzi się reklama w radio, telewizji, prasie, czy social media.

Event manager posiada dużą wiedzę i doświadczeniu w zarządzaniu imprezami firmowymi, konferencjami, bankietami, kongresami i targami branżowymi. Potrafi doradzić, jaki obiekt najlepiej pasuje do Twojego wydarzenia. Dodatkowo pomoże w wyborze motywu przewodniego, dekoracji, cateringu i sprzętu audiowizualnego. Zdobędzie też licencje i zezwolenia, jeśli są potrzebne w danej sytuacji.

Doświadczona i profesjonalna agencja, która zajmuje się obsługą imprez, jest przygotowana na różne niespodzianki lub nieprzewidziane sytuacje. Specjaliści pracują niestrudzenie, aby zapewnić jak najlepsze wrażenie Tobie, gościom i prelegentom. Jako organizator wydarzenia możesz spać spokojnie, gdy współpracujesz z profesjonalistami.

W czym może pomóc agencja, która oferuje obsługę imprez?

Mimo najlepszego planowania zawsze może pojawić się jakiś problem, który trzeba szybko rozwiązać. Błędy i nieplanowane zdarzenia to zmora każdego organizatora. Jeśli chcesz oszczędzić sobie nerwów, poszukaj firmy, która ma doświadczenie w obsłudze imprez. Choć agencja nie będzie w stanie zapobiec wszystkim problemom, błyskawicznie go rozwiąże. Dzięki temu uczestnicy nie zauważą, że coś poszło nie po Twojej myśli. 

Organizując event, najprawdopodobniej nie ograniczysz się do rezerwacji sali, lecz także zadbasz o catering, dekoracje, oświetlenie, nagłośnienie i atrakcje eventowe. Kiedy współpracujesz z firmą, zajmującą się obsługą imprez, zyskujesz kontakty do najlepszych podwykonawców. Dodatkowo w wielu przypadkach możesz liczyć na atrakcyjny rabat. W ten sposób zaoszczędzisz sporo czasu, nerwów i pieniędzy. 

Agencja eventowa to klucz do sukcesu Twojego wydarzenia.

Sprawdź nasze wieloletnie doświadczenie w organizacji imprez!

Jak wybrać agencję eventową?

Wybierając agencję, która specjalizuje się w obsłudze imprez, przeprowadź dogłębne badania rynkowe. Sprawdź, jakie ma doświadczenie. Czy zazwyczaj organizuje niewielkie spotkania networkingowe, czy duże konferencje, w których uczestniczy tysiące osób? Zapytaj zaprzyjaźnionych przedsiębiorców, czy mogą Ci kogoś polecić. Jeśli nie, poszukaj informacji na temat agencji eventowych w mediach społecznościowych. Nie musisz jednak rezygnować z jakiejś firmy tylko dlatego, że ma jedną niepochlebną opinię. Z drugiej strony, jeśli wielu użytkownik źle wypowiada się na jej temat, powinna Ci się zapalić czerwona lampka.  

Ustal budżet i poinformuj o nim event managera, dzięki czemu możesz być spokojny, że dopilnuje wszystkich wydatków i nie czekają na Ciebie żadne przykre niespodzianki. Dodatkowo agencja eventowa może zasugerować ciekawe pomysły, wprowadzić pewne modyfikacje do Twoich rozwiązań i wypełniać luki, abyś osiągnął sukces. Nie musisz martwić się, co zrobisz, jeśli laptop nie połączy się z projektorem, zjawi się nieoczekiwany delegat albo okaże się, że któryś z gości jest wegetarianinem. Lista tego typu sytuacji nie ma końca, na szczęście, agencja eventowa zajmuje się tym na co dzień. Możesz być spokojny, że zareaguje szybko i skutecznie, nie odwracając Twojej uwagi od przebiegu wydarzenia.

Obsługa imprez firmowych: o czym warto pamiętać?

Wysokość dostępnego budżetu wpływa na wszystkie aspekty planowania imprez firmowych, od wyboru miejsca i zaproszonych prelegentów przez catering, atrakcje, wystrój sali po narzędzia technologiczne i personel. Zastanów się, czy skorzystasz tylko z wewnętrznych źródeł finansowania, a może pozyskasz dodatkowe środki od sponsorów?

Czy w przeszłości organizowałeś podobne wydarzenia? Jeśli tak, sprawdź, jakim budżetem wtedy dysponowałeś. To świetny punkt odniesienia do planowania kolejnych eventów. Pamiętaj jednak, aby uwzględnić aktualną inflację i zmieniające się potrzeby uczestników. Przeanalizuj, jak poprzednio kształtowały się ceny usług poszczególnych podwykonawców. Skontaktuj się z zaufanymi firmami i poproś o wstępną wycenę.

Kiedy już to ustalisz, skoncentruj się na pozostałych punktach na swojej liście. Zwróć uwagę na opłaty związane z wynajęciem sali, sprzętem audiowizualnym, cateringiem, zakwaterowaniem, transportem i reklamą. Sprawdź, ile powinieneś zapłacić prelegentom za udział w Twoim wydarzeniu. Ustalając budżet, wygospodaruj przynajmniej 20 proc. zapas na niespodziewane wydatki. Dzięki temu nie będziesz musiał w ostatniej chwili z czegoś zrezygnować. W przypadku większego lub bardziej skomplikowanego budżetu przyda Ci się dedykowane narzędzie. W ten sposób możesz zbierać przydatne informacje, śledzić wydatki, generować raporty i wykazać zwrot z inwestycji. 

Szybki kontakt Zamów ofertę