Jeśli nie masz zbyt wielkiego doświadczenia w organizacji konferencji w hotelu, możesz czuć się podekscytowany, ale też zestresowany. Realizacja takiego przedsięwzięcia wymaga podjęcia wielu decyzji i dopilnowania różnych spraw. Przygotowaliśmy dla Ciebie garść wskazówek, dzięki którym Twoje wydarzenia na długo zapadnie w pamięci uczestników!

Organizacja konferencji w hotelu: jak wybrać motyw przewodni?

Zanim zabierzesz się za załatwianie jakichkolwiek spraw związanych z organizacją konferencji dla firm, odpowiedz sobie na kilka pytań. Przede wszystkim zastanów się, jaki cel przyświeca Twojemu wydarzeniu. Następnie pomyśl, kogo chcesz na niego zaprosić. Rozważ też, jaki charakter ma przybrać planowana impreza, jak długo będzie trwała i ile możesz na nią wydać. Przemyśl to dobrze, dzięki czemu łatwiej opracujesz szczegółową koncepcję konferencji.

Niezależnie od tego, jakie masz doświadczenie w organizacji konferencji w hotelu, określ szczegółowy, konkretny cel wydarzenia, a następnie zastanów się, w jaki sposób chcesz go osiągnąć. Możesz na przykład przybliżyć uczestnikom markę i jej wartości, zbudować silny, efektywny zespół, zachęcić do większej świadomości ekologicznej lub skupić się na przyszłych innowacjach. 

Choć może Cię kusić, aby nie ustalać tematu konferencji, nie popełniaj tego błędu! Pomyśl o eventach, szkoleniach, konferencjach i warsztatach, w których uczestniczyłeś. Zastanów się, czy przyświecały im jakieś motywy na imprezę? Upewnij się, że wybrany temat pasuje do Twojej grupy docelowej. Pomyśl, czy wywoła u niej jakieś emocje. Jeśli tak, zwiększysz szanse, że organizacja konferencji w hotelu okaże się sukcesem. Idealny motyw przewodni wzbudza zainteresowanie odbiorców i pozwala im zrozumieć cele eventu.

Jak zorganizować profesjonalną konferencję krok po kroku?

Niezależnie od tego, czy chcesz zorganizować małą, czy dużą konferencję, stwórz kreatywny i zaufany zespół, któremu oddelegujesz część zadań. Zastanów się, jakie obowiązki powierzysz poszczególnym członkom zespołu, aby uniknąć przeciążenia. Pomyśl, kto wesprze Cię w szukaniu miejsca na event, marketingu, pozyskiwaniu sponsorów i działaniach administracyjnych, takich jak ustalenie i trzymanie się budżetu, czy sprzedaż biletów.

Czujesz, że potrzebujesz większego wsparcia w organizacji konferencji w hotelu? W takim razie ustal plan pozyskania wolontariuszy. Poszukaj ich wśród studentów i entuzjastów Twojego produktu lub usług. Jeśli potrzebujesz wsparcia dla podstawowego zespołu, nie bój się prosić o pomoc. Pamiętaj, żeby regularnie sprawdzać, czy Twoi pomocnicy dobrze wywiązują się z powierzonych im zadań.

Organizacja konferencji w hotelu: na co zwrócić uwagę?

Zanim wybierzesz miejsce na event firmowy, porównaj oferty pod kątem pojemności sali, liczby miejsc noclegowych, dostępności i logistyki. W ten sposób wybierzesz obiekt, który nie tylko spełni potrzeby Twojej firmy, lecz także uczestników. Poszukaj hotelu, który znajduje się w pobliżu stacji kolejowej lub przystanku autobusowego. Pamiętaj, że nie wszyscy słuchacze i prelegenci dojadą na miejsce prywatnym samochodem. Przy okazji sprawdź, czy hotel dysponuje dużym parkingiem, ewentualnie czy w pobliżu znajduje się teren przeznaczony do użytku publicznego. Upewnij się, że wybrany obiekt odpowiada rodzajowi zajęć, które zaplanowałeś. 

Organizacja konferencji w hotelu: kwestie finansowe

Zanim zabierzesz się za organizację konferencji w hotelu, przygotuj biznesplan i budżet. Bez względu, czy planujesz pozyskać sponsorów, czy też nie, musisz ustalić źródła finansowania i wszystkie wydatki. Opracowując budżet imprezy, uwzględnij w nim miejsce wydarzenia, catering, nocleg i transport (np. prelegentów), wynajem nagłośnienia, oświetlenia i akcesoriów. Oprócz tego, ujmij w nim wynagrodzenie dla mówców, działania promocyjne i dodatkowe zajęcia. 

Pamiętaj, żeby dokumentować wszystkie wydatki,  zwłaszcza jeśli pozyskujesz środki na organizację konferencji w hotelu z zewnętrznych źródeł. Aby uniknąć niepotrzebnych nerwów, przygotowując budżet, uwzględnij w nim przynajmniej 20 proc. zapas na niespodziewane wydatki, takie jak wynajem dodatkowego sprzętu, czy transport. Zarządzanie dużymi pieniędzmi może być bardzo stresujące, zwłaszcza jeśli nie masz doświadczenia w planowaniu tego typu wydarzeń. Poszukaj aplikacji, która pomoże Ci uporządkować budżet, śledzić wydatki i generować raporty. 

Jak promować konferencję?

Wszelkie wysiłki związane z organizacją konferencji w hotelu spełzną na niczym, jeśli nikt na nią nie przyjdzie. Zastanów się, w jaki sposób zareklamujesz swoją imprezę. Popularne narzędzia marketingowe, takie jak posty w mediach społecznościowych, reklamy radiowe, notatki prasowe, artykuły gościnne na poczytnych blogach, pomogą Ci skutecznie wypromować wydarzenie. Możesz również rozesłać stosowne informacje i zapytania do placówek naukowych, które chętnie biorą udział w takich przedsięwzięciach. 

Jak połączyć konferencję z imprezą firmową?

Zastanawiasz się, jak zorganizować udane spotkanie firmowe? Potrzebujesz dobrego planu, który pomoże Ci uporządkować poszczególne kwestie. Przygotuj szczegółowy harmonogram wydarzenia, a następnie rozdaj go uczestnikom. Dzięki temu każdy będzie mógł się dobrze przygotować do spotkania.

Jeśli chcesz poprawić atmosferę w zespole, możesz połączyć konferencję z imprezą turystyczną. Zastanów się, jakie atrakcje przygotujesz dla współpracowników. Czujesz, że członkowie zespołu potrzebują odpoczynku? Zaproponuj im zajęcia z jogi, zabiegi SPA, czy warsztaty z medytacji. W ten sposób pracownicy chociaż na chwilę oderwą się od codziennych obowiązków i zapomną o ciążących na nich presji. 

Jeśli organizujesz konferencję tylko dla współpracowników, możesz wysłać im e-maila z zaproszeniem. Pamiętaj, aby zamieścić w wiadomości RSVP, czyli prośbę o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu łatwiej ustalisz liczbę osób, które wezmą udziału w Twoim wydarzeniu. Postaraj się jednak osobiście zaprosić mówców gościnnych, dyrektora generalnego, czy kluczowych partnerów biznesowych. Dzięki temu nie musisz się martwić, że kogoś urazisz.

Jak zorganizować niezapomniany event?

Upewnij się, że wybrana data konferencji nie pokrywa się z podobnymi wydarzeniami. Nie planuj eventu, gdy większość ludzi jest na urlopie, w przeciwnym razie nie osiągniesz satysfakcjonującej frekwencji. Planując program konferencji, uwzględnij w nim przerwy, podczas których uczestnicy będą mogli ze sobą spokojnie porozmawiać. W przeciwnym razie osoby uczestniczące w wydarzeniu szybko się zmęczą i stracą zdolność koncentracji.

Informuj menedżera lub właściciela hotelu, ile osób przyjeżdża na konferencję. Pamiętaj, aby powiadomić ich o wszelkich alergiach uczestników, dzięki czemu szef kuchni przygotuje odpowiednie menu. Dzień przed konferencją wybierz się do hotelu, by upewnić się, że sala wygląda tak, jak trzeba, a sprzęt działa bez zarzutu.

Jeśli nie znasz ekspertów w danej dziedzinie, poszukaj ich z dużym wyprzedzeniem. Sprawdź, kto specjalizuje się w temacie, któremu ma być poświęcona Twoja konferencja. Stwórz listę potencjalnych prelegentów, a następnie zacznij pisać e-maile i dzwonić. Pamiętaj, że im szybciej to zrobisz, tym lepiej. Najlepsi mówcy mają naprawdę napięte grafiki, a nie chcesz przecież, by ktoś Cię ubiegł. Nie wyrzucaj tej listy! Wszystko się może zdarzyć, dlatego potrzebujesz rezerwowych prelegentów. W razie potrzeby po prostu wdrożysz plan B!

Po konferencji wyślij uczestnikom na e-maila formularz i poproś o jego wypełnienie. W ten sposób dowiesz się, co im się podobało, a co trzeba poprawić. Konstruktywna informacja zwrotna przyda Ci się przy planowaniu kolejnych wydarzeń.

Jak zorganizować imprezę – zobacz konfigurator imprez