Umowa na organizację eventu firmowego – jak powinna wyglądać?

Porady
umowa na organizację eventu firmowego

Organizacja eventu firmowego to duże przedsięwzięcie. Jednym z etapów przygotowań do takiego wydarzenia jest znalezienie odpowiedniego lokalu. Z wybranym obiektem należy podpisać stosowną umowę. Po co to robić? Jak powinna wyglądać umowa na organizację eventu?

Jak wybrać idealne miejsce na imprezę firmową?

Istnieje kilka rodzajów eventów firmowych. Najpopularniejszą formą są imprezy integracyjne dla pracowników. Przyjęcie firmowe to doskonały sposób na poprawę relacji między pracownikami. Takie wydarzenia budują przyjacielskie więzi, poprawiają atmosferę w zespole a także skutecznie motywują do działania. Doskonale odprężają i odstresowują.

Event to również znakomita okazja do przedstawienia firmy potencjalnym klientom, świętowania sukcesu odniesionego przez firmę, podpisania współpracy z ważnym kontrahentem, wprowadzenia nowych produktów lub usług do oferty, czy też hucznego zakończenia ważnego projektu.

Wybierając idealne miejsce na event, przede wszystkim trzeba wziąć pod uwagę jego charakter. Na wystawne przyjęcie z potencjalnymi klientami najlepiej sprawdzi się elegancka sala balowa. Szaloną imprezę integracyjną ze współpracownikami można zaś zorganizować w kameralnej restauracji czy w ogrodzie przynależącym do obiektu wypoczynkowego.

Duże znaczenie ma również liczba zaproszonych gości. Każdy uczestnik zabawy musi czuć się komfortowo podczas przyjęcia. Ważne jest zatem, aby wybrana sala zapewniała odpowiednią przestrzeń do swobodnego przemieszczania, spożywania posiłków i odpoczynku. Powinna mieć również wydzieloną strefę do tańca.

Sala musi dysponować zapleczem sanitarnym i gastronomicznym. Warto wybrać obiekt, który oferuje zakwaterowanie w komfortowych pokojach gościnnych. Takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu, który trzeba by było poświęcić na poszukiwania odpowiedniej firmy cateringowej oraz miejsc noclegowych dla gości.

Organizując zabawę tematyczną, warto zadbać o to, żeby stylistyka wybranego lokalu pasowała do ustalonego motywu przewodniego. Pozwoli to stworzyć spójny, niepowtarzalny wystrój.

Rezerwacja obiektu na imprezę firmową wiąże się z koniecznością podpisania stosownej umowy. Jak powinna wyglądać umowa na organizację eventu?

Stawiasz na transparentne działania? Umowa to u nas podstawa!

Sprawdź dostępne terminy i zarezerwuj dogodną datę eventu firmowego już dziś!

Po co podpisujemy umowę na organizację eventu?

Umowa jest dokumentem potwierdzającym dokonanie rezerwacji danego obiektu w określonym terminie. Powinna szczegółowo opisywać warunki oraz koszty najmu. Ważne jest również to, aby zawierała postanowienia dotyczące zakresu odpowiedzialności każdej ze stron umowy. Dobrze skonstruowana umowa jest swoistym zabezpieczeniem. Pozwala uniknąć ewentualnych nieprzyjemności związanych z niewywiązaniem się jednej ze stron z obowiązków zawartych w dokumencie. Chroni przed niespodziewanymi kosztami czy wykonaniem dodatkowej pracy. Wskazuje postępowanie w razie ewentualnych szkód czy niedociągnięć.

Umowa na organizację eventu – Na co zwrócić szczególną uwagę?

Umowa na organizację eventu firmowego powinna być zawarta na piśmie. Chociaż wiąże się to z większym nakładem pracy i jest bardziej czasochłonne, bez wątpienia warto to zrobić. Umowa na tzw. dogadanie się nie zabezpieczy w stu procentach interesów każdej ze stron. Może być powodem niepotrzebnych spięć czy nieporozumień. Ustalenia na piśmie mogą okazać się bardzo przydatne w  momencie pojawienia się komplikacji. Jeśli po zawarciu umowy, chcemy coś dopisać lub doprecyzować, należy przygotować odpowiedni aneks.

W dokumencie powinny znaleźć się wszystkie niezbędne informacje dotyczące przedmiotu sprawy – w tym dokładne miejsce i termin obowiązywania umowy, obowiązki obu stron, koszt najmu, a także klauzula dotycząca zachowania w poufności wszelkich danych dotyczących eventu i warunków umowy. Umowa powinna również zawierać informacje dotyczące ewentualnego odwołania czy zmiany terminu imprezy. Warto ustalić konkretne zasady, które uchronią nas przed poniesieniem dodatkowych kosztów lub – w przypadku anulowania wydarzenia – zagwarantują zwrot wpłaconego wynagrodzenia.

umowa na organizację eventu dla firm

Umowa musi być czytelna i zrozumiała dla każdej ze stron. Dokumentu nie podpisujemy w ciemno. Wszelkie informacje zawarte w piśmie warto sprawdzić kilka razy. Jeśli czegoś nie rozumiemy, należy skonsultować to z osobą, która zna się na rzeczy – np. z radcą prawnym.

Umowa powinna zostać sporządzona w dwóch kopiach – po jednej dla każdej ze stron. Osoby decyzyjne składają podpisy na obu egzemplarzach. Warto postawić parafki na wszystkich stronach dokumentu.

Pamiętajmy, że umowę na organizację eventu należy zawrzeć z każdym podwykonawcą – nie tylko z lokalem, w którym odbędzie się przyjęcie. Jest to znakomite zabezpieczenie w razie ewentualnych problemów z realizacją współpracy.

Szybki kontakt Zamów ofertę