Organizacja każdej imprezy to bardzo odpowiedzialne i wymagające zadanie. Szczególnie dużym wyzwaniem jest przygotowanie profesjonalnej konferencji, w której będą uczestniczyć ważne osobistości z branży oraz media. Kluczem do sukcesu jest sprawna obsługa konferencji. O czym pamiętać, organizując takie wydarzenie?

Obsługa konferencji krok po kroku

Konferencja to spotkanie, podczas którego omawiane są konkretne kwestie związane z działalnością firmy, branżą czy innymi aspektami. W wydarzeniu mogą uczestniczyć pracownicy różnych szczebli danego przedsiębiorstwa, ważne osobistości z branży, kontrahenci i partnerzy biznesowi, a także przedstawiciele mediów. Nic więc dziwnego, że organizatorzy dają z siebie wszystko, by każdy element konferencji znajdował się na najwyższym poziomie. 

Jak zorganizować event, który odniesie sukces? Przygotowanie konferencji to nie tylko znalezienie idealnego miejsca czy zaproszenie gości. To także zapewnienie prelegentom odpowiednich warunków do pracy oraz obsługa całego przedsięwzięcia. Obsługa konferencji wymaga planu, odpowiedniego przygotowania i kompleksowej wiedzy. Podpowiadamy, jak zrobić to dobrze krok po kroku.

Obsługa konferencji – kwestie organizacyjne

W pierwszej kolejności powinieneś ustalić szczegółowy temat spotkania, wybrać termin i określić szacunkową liczbę uczestników. Następny krok to dobór miejsca. Miejsce na konferencję powinno być dopasowane do liczby gości, dobrze wyposażone, usytuowane w dogodnej lokalizacji. W Polsce funkcjonuje wiele obiektów konferencyjnych o doskonałym standardzie. Znalezienie odpowiedniego nie powinno stanowić żadnego problemu.

Jeśli planujesz konferencję poza miejscem zamieszkania większości gości, koniecznie wybierz obiekt dysponujący miejscami noclegowymi. Innym rozwiązaniem jest wynajęcie sali usytuowanej tuż obok hotelu czy innego ośrodka wypoczynkowego. Plusem będzie również dostępność zaplecza gastronomicznego, które zapewni uczestnikom konferencji odpowiednie wyżywienie. W innym przypadku będziesz musiał skorzystać z usług firmy cateringowej.

Na tym etapie powinieneś również zadbać o kwestie merytoryczne. Wybierz i zaproś prelegentów, opracuj wstępny program konferencji, przygotuj materiały dla zaproszonych gości.

Obsługa konferencji od strony technicznej 

Profesjonalna organizacja konferencji to przede wszystkim opracowanie całej sfery wizualnej, czyli przygotowanie niezbędnego sprzętu, dobór oświetlenia i nagłośnienia i inne sprawy techniczne. 

Duże znaczenie ma nagłośnienie. Przy wyborze sprzętu nagłośnieniowego warto wziąć pod uwagę takie kwestie jak:

• rozmiar obiektu,
• odległości między ścianami,
• akustyka,
• rozmieszczenie okien,
• liczba gości.

System nagłośnieniowy powinien być skonstruowany w taki sposób, aby zapewniać wysoką jakość dźwięku w każdym zakątku sali, w której odbywa się konferencja. Ważne, by był dopasowany do charakteru wydarzenia – inne zestawy nagłośnieniowe sprawdzą się w sali konferencyjnej, a inne w sali weselnej. Warto zadbać także o wysokiej jakości mikrofony dla prelegentów. Najlepiej sprawdzą się mikrofony bezprzewodowe, które umożliwią im swobodne poruszanie się po scenie/podeście. 

Techniczna obsługa konferencji to także staranny dobór oświetlenia – zwłaszcza scenicznego, które dobrze doświetli konferansjera lub prelegenta, ozdobi scenę lub wyeksponuje rekwizyty niezbędne podczas prelekcji. W wielu przypadkach to właśnie światło wprowadza na evencie firmowym  odpowiedni nastrój i buduje atmosferę.

Jakie oświetlenie można wykorzystać podczas konferencji? W zależności od potrzeb mogą być to m.in. ruchome głowice typu beam, spot i wash, a także projektory GOBO.

Ostatnim elementem technicznej obsługi konferencji są multimedia, które wizualnie uatrakcyjnią wydarzenie. Wykorzystanie nowoczesnych multimediów podkreśli, że firma idzie z duchem czasu i chętnie wdraża innowacyjne rozwiązania. To może wyraźnie wpłynąć na jej rozpoznawalność. Jest to także świetny sposób na to, by wypromować nowy produkt w niekonwencjonalny sposób.

Multimedia, które mogą się przydać podczas konferencji, to:

• projektory do wyświetlania prezentacji lub innych materiałów,
• telewizory, na których również można wyświetlać prezentację lub wybrane punkty programu – telewizory warto ustawić na specjalnych wysięgnikach ponad głowami gości, by każdy wyraźnie widział pokazywany obraz,
• ekrany diodowe – alternatywa dla telewizorów; wyświetlają obraz w lepszej jakości i rozdzielczości.

Obsługa konferencji – o czym jeszcze pamiętać? 

Profesjonalna obsługa konferencji to także przygotowanie harmonogramu wydarzenia. W planie umieść konkretne godziny wystąpień poszczególnych prelegentów z krótkimi opisami kwestii, o których będą mówić, godziny rozpoczęcia i czas trwania przerw, inne szczegóły związane z konferencją. 

Zadbaj o atrakcyjność eventu. Wykłady prelegentów powinny być ciekawe i inspirujące. W programie powinny znaleźć się dodatkowe atrakcje, które ubarwią wydarzenie i dostarczą gościom moc pozytywnych wrażeń. Od atrakcyjności konferencji będzie zależeć to, czy goście zdecydują się wziąć w niej udział.

Ważną kwestią jest też marketing – szczególnie jeśli zależy Ci na rozgłosie. Przemyśl marketing i dostosuj go do charakteru wydarzenia. Jeśli organizujesz otwartą konferencję, koniecznie przygotuj landing page lub wydarzenie w mediach społecznościowych. Pamiętaj, aby zawierało wszystkie niezbędne informacje dotyczące programu eventu, prelegentów i gości specjalnych, zakupu biletów itd. Strona powinna być przejrzysta, intuicyjna i atrakcyjna dla odbiorców. 

O marketingu trzeba pamiętać również podczas eventu. Streaming wydarzenia w internecie lub relacja w mediach społecznościowych to dobry sposób na wypromowanie marki.

Pomoc specjalistów gwarancją sukcesu

Obsługa konferencji to bardzo odpowiedzialne i wymagające zadanie. Aby mieć pewność, że wszystko zostanie zaplanowane w najdrobniejszych szczegółach, a sam event przebiegnie gładko i bez żadnych komplikacji, powierz to zadanie specjalistom. 

Profesjonalna firma eventowa to zespół doświadczonych, dobrze wykwalifikowanych osób, dysponujących niezbędną wiedzą z zakresu kompleksowej obsługi konferencji. Specjaliści dbają o każdy element wydarzenia. Do ich zadań należy m.in. pełna obsługa konferencji ze strony technicznej. Poza organizacją oświetlenia czy nagłośnienia firma zapewnia pomoc doświadczonego technika podczas wydarzenia. Specjalista czuwa nad przebiegiem konferencji i szybko naprawia ewentualne błędy. 

Niektóre firmy oferują również pomoc w zakresie promocji eventu. Dwór Korona Karkonoszy to nie tylko przestronna, dobrze wyposażona sala konferencyjna, baza noclegowa i zaplecze gastronomiczne, ale także własna agencja, która skutecznie wypromuje wydarzenie.