Coraz więcej osób pracuje w systemie hybrydowym lub zupełnie zdalnie. To daje dużą samodzielność i sprzyja indywidualistom, ale nie pozwala rozwinąć kompetencji, które służą pracy w grupie. Czy da się osiągnąć zgrany zespół w pracy również wtedy, gdy praca jest zdalna?
 
Z tego tekstu dowiesz się, czy da się zintegrować zespół pracujący zdalnie.

Praca zdalna nie dotyka aż tak wielu pracowników, jak mogłoby się wydawać. We wrześniu tak pracowało prawie 6 proc. osób, choć w Warszawie było to nawet dwa razy tyle, a w niektórych branżach połowa zatrudnionych przeszła na home office. Nie da się jednak ukryć, że tam, gdzie choć jedna osoba przestaje na co odzień przychodzić do firmy, przestaje być też możliwy tak samo jak wcześniej zgrany zespół w pracy.

Zdalne sposoby na integrację

Szybko pojawiły się sposoby, które pozwalają stworzyć grającą do jednej bramki drużynę z osób, które pracują z domu. Temu w dużej mierze służy popularny ostatnio Zoom, Skype czy Google Hangouts, gdzie można zobaczyć osobę, z którą się rozmawia. Niektóre rodzaje oprogramowania pozwalają na łączenie się jednocześnie tysięcy osób, które mogą do siebie pisać i widzieć się w tym samym czasie. Jeszcze dalej idą gry i łamigłówki, które pozwalają on-line zagrać w firmowe kalambury lub Scrabble. Pojawiły się wreszcie również sieciowe escape roomy. Zespoły firmowe mogą tam razem rozwiązywać zagadki lub tropić mordercę. Nie jest to to samo, co podobne gry na żywo w zamku czy dworze za miastem, ale w pandemicznych czasach może stanowić namiastkę prawdziwego rozwiązywania zagadki zbrodni.

Wspólny wyjazd zapewni zgrany zespół w pracy

Gdy część załogi pracuje zdalnie, znika poczucie wspólnoty, które wcześniej łączyło cały zespół. W takich realiach wyjazdy integracyjne stają się podstawą i jedynym miejscem, gdzie wszyscy jednocześnie mogą się zobaczyć. Coraz więcej firm na co dzień oferuje całkowicie zdalny system pracy, ale organizuje regularne spotkania na żywo, by zachować ducha wspólnoty. Są firmy, w których odbywa się to raz na tydzień, a w innych takie spotkania mają miejsce raz na miesiąc, a nawet raz w roku. W tym ostatnim wypadku jest to zazwyczaj dłuższy wyjazd np. w góry czy nad morze, który pozwala się lepiej poznać i mieć przynajmniej namiastkę chwil wspólnie spędzonych ze sobą za biurkiem. Warto wówczas zerknąć na nasz konfigurator imprez i zaplanować kilka różnorodnych aktywności na jeden wyjazd.

To może być coś prostego, jak wspólny obiad i karaoke, lub bardziej widowiskowe atrakcje, jak spacer z przewodnikiem po górach czy lot balonem. W przypadku większej liczby gości można im zaproponować kilka atrakcji do wyboru. W ten sposób uda się pogodzić potrzeby tych, którzy chcą robić kosmetyki naturalne i osób, które w tym czasie wolałyby zwiedzać. Ważne, by taki dzień atrakcji skończył się wspólną biesiadą, co zapewni zgrany zespół w pracy po powrocie.

W środowisku firmowym szczególnie przydatne są warsztaty z technik mindfullnes i relaksacji. Na długo zostaną zapamiętane inicjatywy takie jak firmowe igrzyska czy turniej kulinarne. Jeśli wyjazdy są rzadkie, warto skupić się na jak najbardziej oryginalnym, zapadającym w pamięć pomyśle – skoro druga taka impreza prędko się nie powtórzy, to ważne, by była zapamiętana. Ćwiczenia na teambuilding takie jak survival czy maszyna Goldberga zapewniają zgrany zespół w pracy również po powrocie.

Czy zgrany zespół w pracy zdalnej jest możliwy?

Na koniec trzeba zadać pytanie, czy w dłuższej perspektywie w ogóle można utrzymać zgrany zespół w pracy zdalnej? Wiele zależy tu od atmosfery wprowadzanej przez szefa. Pamiętajmy, że w sieci tembr głosu czy gesty nie są zbyt mocno czytelne, a głównym komunikatem pozostaje tekst na ekranie.

Sprawienie, by nabrał on serdeczności, to czasem trudne zadanie, ale bez tego zespół z czasem może zacząć się od siebie oddalać. Na morale zespołu można wpływać też poprzez drobne prezenty, np. wysyłając do domu zestaw do obchodzenia Happy Hour czy robiąc zdalne piątki z pizzą.

Warto jednak pamiętać, że to wszystko rozwiązania, które sprawdzą się tylko przez jakiś czas. Później łatwo można mimo wszystko stracić bieżący kontakt z pracownikami w systemie pracy zdalnej, a zespół zaczyna być coraz mniej wydajny. To dlatego w wielu firmach po początkowej euforii tym systemem dziś obowiązuje system mieszany, w którym jest możliwe 1-3 dni pracy zdalnej w tygodniu, ale pod warunkiem, że poza tym pracownik będzie przychodził do siedziby firmy. Zgrany zespół w pracy tworzy się każdego dnia. Nie warto pozbawiać pracowników kontaktu z drugim człowiekiem.

Zespół rozproszony – jak go ogarnąć?

Zespoły rozproszone pracują na podobnych zasadach jak tradycyjne zespoły projektowe/zadaniowe z jedną różnicą – ich jedyny kontakt to ten wirtualny. Popularność pracy zdalnej i zjawisko zespołów rozproszonych związane jest m.in. z globalizacją obszarów działania firm, a także z powstawaniem nowych, wyspecjalizowanych startupów.

Do największych zalet pracy na zasadach zespołu rozproszonego bez wątpienia można zaliczyć możliwość rekrutacji pracowników z różnych zakątków kraju, a co za tym idzie – szansa na pozyskanie najlepszych specjalistów. Plusem jest również bardziej elastyczne podejście do codziennych obowiązków służbowych. A co z minusami? Główne wady to ryzyko pojawienia się problemów z komunikacją lub motywacją w zespole rozproszonym. Jak temu zapobiec? Przede wszystkim należy zadbać o dobre zarządzanie zespołem!

Zarządzanie zespołem rozproszonym polega na organizowaniu pracy, planowaniu i kontrolowaniu działań oraz motywowaniu pracowników. Kluczem jest dobór odpowiednich narzędzi pracy oraz dokładne określenie celów. Pracownicy mimo odległości, jaka ich dzieli, powinni wiedzieć, do czego dążą, czym mają się zająć, jak mają pracować, jakie znaczenie ma ich praca. Ważny jest logiczny i jasny podział ról w zespole i ustalenie szczegółowego planu pracy – co, kiedy i przez kogo ma zostać wykonane.

W pracy zespołu rozproszonego duże znaczenie mają również takie elementy jak:

• integracja w zespole,
• komunikacja,
• budowa relacji opartych na zaufaniu i wsparciu.

Komunikacja w zespole rozproszonym

Czy da się stworzyć zgrany zespół pracujący na zasadach home office? Oczywiście! Jednak niezbędne są do tego odpowiednia strategia, zaangażowanie oraz czas.

Przede wszystkim należy zadbać o komunikację. Odległość może bowiem powodować zaburzenia w komunikacji polegające na słabym przepływie informacji i wysyłaniu błędnych przekazów. Niestety bez komunikacji nie da się sprawnie i efektywnie realizować celów. Skuteczna komunikacja w grupie powinna stanowić silny fundament funkcjonowania każdej firmy. Zespół, który potrafi się komunikować, może osiągnąć więcej niż ten, w którym komunikacja kuleje. Jednak zbudowanie złożonej sieci komunikacyjnej, która umożliwi pracownikom szybką i efektowną wymianę informacji to największe wyzwanie pracy zdalnej. Jak zrobić to dobrze? Przede wszystkim należy dobrać odpowiednie narzędzia komunikacji.

Warto uwzględnić:

• narzędzie do zarządzania projektem, które zapewni wszystkim pracownikom dostęp do planów projektu, kalendarza czy innych elementów, a także umożliwi komentowanie postępu itp. – można wykorzystać proste narzędzia takie jak Asana czy Producteev lub te bardziej złożone np. Wrike,
• narzędzie do codziennej komunikacji – czaty i inne proste komunikatory (np. Google Talk czy Slack) zamiast e-maili,
• wideokonferencje – dadzą namiastkę pracy w stacjonarnym zespole.

Zarządzający powinni ustalić zasady wzajemnej komunikacji – kiedy, jak i z kim kontaktować się w określonych sprawach. Zasady muszą być jasne i zrozumiałe dla każdego pracownika. Ważne, aby podtrzymywać stały dialog ze współpracownikami. Nieustanna komunikacja to jeden z najlepszych sposobów na stworzenie zgranego zespołu w pracy zdalnej.

Jak motywować zespół rozproszony?

Motywacja to ważny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa – nie tylko grup pracujących stacjonarnie, ale i zespołów rozproszonych. Motywacja pomaga realizować wyznaczone cele i prowadzi do sukcesu. Jak motywować zespół rozproszony? Jakie motywatory w pracy zadziałają? Przede wszystkim należy jasno określić cele, do których firma dąży. Pracownicy muszą czuć, że ich działania mają sens. Że przyczyniają się w pewien sposób do rozwoju firmy. Są dla niej ważni. Pracownicy, którzy są mocno przywiązani do swojej firmy, wykazują większą motywację niż ci, którzy nie identyfikują się ze swoim pracodawcą.

Inne sposoby na zmotywowanie zespołu rozproszonego to:

• wykorzystanie elementów grywalizacji, czyli wprowadzenie zabawy tam, gdzie pierwotnie tej zabawy nie ma – napędzanie motywacji poprzez realizację zadań, wypełnianie misji i zdobywanie nagród dzięki temu,
• oferowanie dobrych warunków zatrudnienia – dobry employer branding, który uwzględnia potrzeby pracowników,
• zadbanie o integrację pracowników – zgrany zespół w pracy potrafi się wzajemnie motywować do działania.