Istnieje wiele elementów, na które powinieneś zwrócić uwagę jako kierownik projektu. Do najważniejszych czynników zaliczamy skuteczną komunikację, sporządzenie harmonogramu, kontrolę budżetu i zarządzanie ryzykiem. Niemniej jednak wszystkie działania powinno poprzedzić budowanie zespołu projektowego. Sprawdź, jak poprawić efektywność pracy w grupie!

Budowanie zespołu projektowego: poradnik dla lidera

Zanim zabierzesz się za budowanie zespołu projektowego, zadaj sobie trzy pytania.

• Co możesz zrobić samemu w ciągu 24 godzin?
• Co może zrealizować Twój zespół w ciągu najbliższych 7 dni?
• Jakiego rodzaju wsparcia potrzebujesz w najbliższym miesiącu?

Budowanie zespołu projektowego wymaga połączenia wiedzy psychologicznej z cechami dobrego lidera. Musisz dobrze poznać mocne i słabe strony poszczególnych pracowników, aby obsadzić ich na właściwych stanowiskach.  Weź pod uwagę nie tylko ich wiedzę i umiejętności, lecz także cechy osobowości. Niekoniecznie potrzebujesz osoby, która posiada najwyższe kwalifikacje zawodowe, ale takiej, która pasuje idealnie do Twojego projektu. 

Stwórz zespół, w którym każdy członek ma inny zestaw umiejętności i zdolności. Nie dobieraj do niego osób o identycznych umiejętnościach, w przeciwnym razie możesz mieć problem z przydzieleniem pracowników do konkretnych zadań.  Dywersyfikacja zespołu zyskuje na znaczeniu, szczególnie wtedy, gdy przedsięwzięcie jest duże i skomplikowane. Zadaj sobie również kilka pytań:

• Czy zebrałeś wystarczającą liczbę osób, aby zbudować efektywny zespół projektowy?
• Czy grupa będzie działała niezależnie, a może niektóre działania będą pokrywać się z zadaniami wykonywanymi przez innych pracowników?
• Ile masz czasu na realizację poszczególnych etapów projektu?
• Czy niektórzy członkowie zrealizują tylko konkretne zadania, a może cały zespół poprowadzi projekt od początku do końca?

Niekiedy budowanie zespołu projektowego wiąże się ze znalezieniem specjalistów spoza firmy, wszystko zależy od złożoności i charakteru przedsięwzięcia.  Jeśli czujesz, że potrzebujesz dodatkowego wsparcia, nie bój się szukać nowych utalentowanych pracowników. 

Na co zwrócić uwagę przy budowaniu zespołu projektowego?

Spotkanie inicjujące projekt jest niezwykle ważne, dlatego przyjdź punktualnie i dopilnuj, aby nikt się nie spóźnił. Pamiętaj, żeby wskazać, kto będzie pełnił rolę lidera. Powiedz też, czego konkretnie oczekujesz od swojego zespołu. To idealny moment, aby ustalić hierarchię grupy i przedstawić sposób raportowania postępu projektu.

Zastanawiasz się, jak stworzyć zgrany zespół? Skorzystaj z naszych podpowiedzi! Przede wszystkim zadbaj o to, aby w panowała przyjazna atmosfera, pełna zrozumienia, bezpieczeństwa i zaufania. Regularnie przeprowadzaj sesje burzy mózgów, na których każdy uczestnik będzie mógł swobodnie się wypowiedzieć. Przypominaj na początku spotkania, że nie ma dobrych i złych pomysłów.

Kilka pomysłów na integrację pracowników

Szukasz oryginalnych sposobów na to, aby poprawić umiejętność pracy w grupie? Możesz regularnie organizować imprezy firmowe, które pozwolą pracownikom zapomnieć o codziennych obowiązkach. Rozważ igrzyska sportowe, wieczór karaoke, warsztaty kulinarne, grę detektywistyczną, wyprawę po górach, czy maszynę Goldberga. 

Jeśli w Twojej firmie pracują osoby w różnym wieku, w pewnym momencie mogą napotkać bariery komunikacyjne. Budowanie zespołu pracowników wymaga dopasowania języka do wszystkich. Młodość i szybkość niejednokrotnie ścierają się z rozwagą i doświadczeniem. Zastanawiasz się, jak zintegrować zespół, by poprawić skuteczność? Zapytaj współpracowników, co chcieliby robić i poszukaj czegoś, co ich łączy. Możesz również zaproponować scenariusz imprezy integracyjnej. Wiele firm organizuje warsztaty gotowania, rzemiosła regionalnego, piwowarskie, survivalowe, garncarstwa lub medytacyjne. 

Budowanie zespołu projektowego i skuteczna komunikacja

Nie sposób przecenić znaczenia sprawnej komunikacji, zwłaszcza przy budowaniu zespołu projektowego. Upewnij się, że wszyscy współpracownicy wiedzą, co należy do ich obowiązków. Przypominaj, jakie cele wyznaczyłeś zespołowi i staraj się zdusić wszystkie konflikty w zarodku. Sprawdzaj, czy o problemach i opóźnieniach w jednym obszarze wiedzą wszystkie osoby, którym może to w jakikolwiek sposób utrudnić pracę. Upewnij się, że wspólnie z zespołem opracowałeś skuteczne sposoby rozwiązywania problemów i rozpowszechniania informacji, zamiast czekać, aż pojawi się jakiś problem.

Zachęcaj członków zespołu do współpracy, a nie do rywalizacji. Upewnij się, że nikt nie zatrzymuje istotnych informacji tylko dla siebie.  Uświadom współpracowników, że wszyscy “grają do jednej bramki”. Same zasady nie wystarczą, aby zbudować zespół projektowy, ale ich przestrzeganie pomoże Ci go stworzyć. Z drugiej strony, jeśli nie wprowadzisz pewnych reguł, zaprzepaścisz szansę na sukces. 

Jak stworzyć spójny zespół?

Praca w zespole w naturalny sposób zachęca do podejmowania ryzyka. Nie chcemy ryzykować, gdy spoczywa na nas cała odpowiedzialność za podjęte decyzje. Jeśli jednak możemy liczyć na wsparcie, szybciej wpadamy na ciekawe pomysły i chętniej wdrażamy je w życie. Na każdym etapie realizacji projektu mogą pojawić się niespodziewane, złożone problemy. Jeśli jednak zbudujesz skuteczny zespół, osiągniesz sukces, pomimo trudności, jakie napotkasz na swej drodze.

Jedną z najtrudniejszych rzeczy, które powinieneś opanować jako lider zespołu, jest wiedza, kiedy wkroczyć, a kiedy lepiej pozostać na uboczu i bacznie obserwować poczynania współpracowników. Zastanawiasz się, jak utrzymać ich motywację na wysokim poziomie? Inspiruj członków zespołu, aby uparcie dążyli do celu. Upewnij się, że pracują na optymalnym poziomie i dobrze się ze sobą dogadują. Doceniaj zarówno wkład zespołu, jak i indywidualny wkład. Pamiętaj o tym, szczególnie wtedy, gdy projekt zbliża się powoli do końca, a pracownicy czują się już zmęczeni.

Jak monitorować postęp prac w projekcie?

Pamiętaj, że nie wystarczy dobrać współpracowników o najwyższych kwalifikacjach, aby osiągnąć sukces. Monitoruj na bieżąco ich działania, aby upewnić się, że projekt zostanie zrealizowany w wyznaczonym czasie. Regularnie organizuj spotkania, na których będziecie informować o statusach zadań, sukcesach i trudnościach. Może się okazać, że niektóre zadania powinieneś przypisać innym pracownikom niż początkowo planowałeś. 

Z drugiej strony nie podchodź do tego zbyt pochopnie. Budowanie zespołu projektowego wymaga rozwagi. Pozwól członkom zespołu zmierzyć się z pewnymi wyzwaniami, a jeśli zobaczysz, że ktoś sobie nie radzi, zawsze możesz zmodyfikować plan działania. Ponadto wspólne rozwiązywanie problemu wspaniale zjednoczy zespół. Jeśli współpracownicy osiągną swój cel, staną się bardziej kreatywni i pewni siebie, co przełoży się na późniejszą realizację projektu. Niemniej jednak powinieneś obserwować, czy podjąłeś trafną decyzję przy obsadzaniu stanowisk. Jeśli uważasz, że ktoś nie pasuje do zespołu, być może będziesz musiał poszukać zastępstwa, w przeciwnym razie ryzykujesz demotywację pozostałych pracowników. Poszukaj ludzi, którzy wnoszą swoją wiedzę i umiejętności, jednocześnie ucząc się od innych. 

Budując zespół projektowy, nie kieruj się tylko kwalifikacjami. Zastanów się, czy każdego pracownika darzysz zaufaniem. Wyobraź sobie, jak katastrofalne skutki przyniosłaby rezygnacja kluczowego członka, gdy skompletujesz już cały zespół.  Nie dość, że wszystkie Twoje wysiłki poszłyby na marne, to jeszcze realizacja projektu mogłaby się znacznie opóźnić. Wzajemne zaufanie pozwala stworzyć przyjazne środowisko, w którym wszyscy chętnie wykonują powierzone im zadania.