Ta sama sala potrafi sprzyjać szkoleniu albo mu przeszkadzać. Wszystko zależy od ustawienia stołów i krzeseł, od widoczności ekranu, akustyki i światła. Wielu organizatorów dowiaduje się o tym dopiero w dniu wydarzenia, kiedy zmiana układu oznacza przestawianie mebli na oczach uczestników. W tym poradniku wyjaśniamy, czym różnią się popularne ustawienia sali szkoleniowej, jak wybrać odpowiednie do rodzaju pracy i co sprawdzić przed szkoleniem.
Najpierw rodzaj pracy, potem układ
Układ sali nie jest sprawą wyglądu. To narzędzie pracy. Zadaj sobie trzy pytania:
- Czy uczestnicy będą głównie słuchać, notować, czy rozmawiać w grupach?
- Czy trener lub prowadzący ma się swobodnie poruszać po sali?
- Ile osób musi się zmieścić, żeby wszyscy widzieli ekran i prowadzącego?
Odpowiedzi podpowiedzą ustawienie. Poniżej najczęściej stosowane układy i ich zalety.
Układ teatralny
Krzesła stoją rzędami zwróconymi w stronę prowadzącego, bez stołów. To ustawienie mieści najwięcej osób na danej powierzchni i dobrze sprawdza się przy prezentacjach, wykładach i oficjalnych komunikatach. Wadą jest brak miejsca na notatki i laptopy oraz ograniczona możliwość pracy w grupach. Wybierz go wtedy, gdy większość czasu uczestnicy słuchają, a spotkanie jest krótkie.
Układ szkolny (klasowy)
Stoły ustawione rzędami, krzesła zwrócone ku przodowi sali. Uczestnicy mają blat na notatki, laptopy i materiały. To dobry wybór przy szkoleniach, na których trzeba pisać lub korzystać z dokumentów. Zajmuje więcej miejsca niż układ teatralny, a osoby z dalszych rzędów gorzej widzą ekran, dlatego ważne jest przemyślane rozmieszczenie.
Układ w podkowę (litera U)
Stoły tworzą kształt litery U, a prowadzący stoi lub chodzi w otwartej części. Każdy widzi każdego, a trener ma bezpośredni kontakt z uczestnikami. Sprawdza się przy grupach średniej wielkości, w których liczy się dyskusja i ćwiczenia prowadzone przez jedną osobę. Przy większych grupach układ staje się zbyt rozległy.
Układ w wyspy (stoły grupowe)
Kilka stołów, przy każdym kilka osób. To klasyczne ustawienie warsztatowe, wspierające pracę zespołową, burze mózgów i zadania w podgrupach. Minusem jest to, że część osób siedzi tyłem do ekranu. Aby temu zaradzić, ustaw krzesła tylko z jednej strony stołu albo pozwól uczestnikom obracać się w stronę prezentacji.
Układ konferencyjny (jeden stół)
Wspólny stół dla całej grupy. Dobrze działa przy spotkaniach zarządu, negocjacjach i małych zespołach, które pracują razem nad dokumentem. Przy większej liczbie osób robi się zbyt długi i utrudnia rozmowę.
Układ okrągły lub w krąg
Krzesła w kole, bez stołów albo z nimi na zewnątrz. To ustawienie sprzyja otwartej rozmowie, coachingowi i sesjom refleksyjnym. Nie nadaje się do długiego notowania.
Jak dobrać układ do liczby osób
Im więcej uczestników, tym mniej możliwości aranżacji. W małej grupie można swobodnie wybierać między podkową, wyspami i jednym stołem. Przy większej liczbie osób zwykle zostaje układ teatralny lub szkolny. Obiekt powinien podać, ile osób mieści każde ustawienie w danej sali, ponieważ liczby różnią się znacznie w zależności od układu. Nie zakładaj, że pojemność „na teatr” oznacza tyle samo osób przy stołach. Zawsze pytaj o konkretny układ.
Co sprawdzić poza układem
Widoczność ekranu
Usiądź w ostatnim rzędzie i sprawdź, czy tekst na slajdach jest czytelny. Jeśli nie, zwiększ czcionkę albo ustaw ekran w innym miejscu. Zwróć uwagę na odblaski od okien.
Światło i zaciemnienie
Prezentacje wymagają możliwości przyciemnienia sali, ale zupełna ciemność męczy i utrudnia notowanie. Najlepiej, gdy można regulować światło strefowo.
Akustyka i nagłośnienie
W większej sali prowadzący potrzebuje mikrofonu, a uczestnicy zadający pytania mikrofonu do ręki lub osoby, która powtórzy pytanie. Przetestuj dźwięk w pustej sali i pamiętaj, że zapełniona brzmi inaczej.
Temperatura i wietrzenie
Sala pełna ludzi szybko się nagrzewa. Sprawdź, czy działa klimatyzacja lub wentylacja i czy da się zmieniać ustawienia bez przerywania szkolenia. Zimą pomyśl o miejscu na ubrania.
Zasilanie i internet
Jeśli uczestnicy pracują na laptopach, potrzebne są gniazda i listwy zasilające, a także stabilne Wi-Fi. Zapytaj obiekt o to, co jest dostępne i czy zasięg obejmuje całą salę.
Miejsce na przerwy
Dobrze, gdy kawa i przekąski stoją poza salą szkoleniową, a przestrzeń obok daje chwilę oddechu. Wtedy w czasie przerwy można spokojnie uporządkować salę.
Lista kontrolna na dzień przed szkoleniem
- Układ sali zgodny z ustaleniem, policzone krzesła i stoły.
- Ekran widoczny z każdego miejsca, sprzęt przetestowany z prowadzącym.
- Flipchart, markery, karteczki, długopisy i inne materiały na miejscu.
- Woda dla uczestników i prowadzącego.
- Tabliczki z nazwiskami lub identyfikatory, jeśli grupa nie zna się dobrze.
- Oznaczenia drogi do sali, toalet i miejsca przerw.
- Numer osoby w obiekcie, do której można zadzwonić przy awarii.
Jak przygotować plan zmiany układu w ciągu dnia
Zdarza się, że część dnia wymaga innego ustawienia, na przykład rano wykład, po południu warsztat. Ustal z obiektem, kto przestawi sale, ile to zajmie i w którym momencie. Najlepiej wykorzystać do tego przerwę obiadową. Zapisz oba układy na rysunku i przekaż obsłudze, aby nikt nie musiał zgadywać.
Najczęstsze błędy
- Układ wybrany dla wyglądu, a nie dla pracy grupy.
- Zbyt ciasne rozmieszczenie stołów, utrudniające swobodny ruch.
- Ekran umieszczony tak, że część osób go nie widzi.
- Brak próby sprzętu przed przyjazdem uczestników.
- Założenie, że pojemność z jednego układu dotyczy wszystkich pozostałych.
Jeśli szukasz sali na szkolenie, warsztat lub spotkanie zarządu, możesz opisać swoje potrzeby w konfiguratorze imprez albo zajrzeć na stronę imprez firmowych. Zespół Dworu Korona Karkonoszy chętnie podpowie, jakie ustawienie sali najlepiej pasuje do Twojej grupy.
Najczęstsze pytania
Jaki układ sali wybrać na warsztaty?
Najlepiej wyspy lub podkowę. Pozwalają pracować w grupach i szybko przechodzić między dyskusją a zadaniem.
Który układ mieści najwięcej osób?
Teatralny, ponieważ nie wymaga stołów. Kosztem jest brak miejsca na notatki.
Czy można zmienić układ w trakcie dnia?
Tak, ale warto to uzgodnić z obiektem wcześniej i zaplanować na przerwę, aby nie tracić czasu uczestników.
Jak sprawdzić, czy ekran jest dobrze widoczny?
Usiądź w kilku miejscach, zwłaszcza w tylnych rzędach i z boku, i przeczytaj slajd z normalnej odległości.
Kiedy wejść do sali, żeby przetestować sprzęt?
Najlepiej dzień wcześniej, a jeśli to niemożliwe, na tyle wcześnie rano, aby zdążyć wprowadzić poprawki przed przyjazdem uczestników.