Dostaliście dwie, trzy albo pięć ofert weselnych i każda wygląda inaczej. Jedna podaje cenę za osobę, druga cenę za pakiet, trzecia rozpisuje wszystko na pozycje. Porównanie ich „na oko” prowadzi zwykle do wniosku, że najtańsza jest najlepsza, a potem na weselu pojawiają się dopłaty. Poniżej znajdziecie prosty sposób na to, by oferty zestawić uczciwie i zobaczyć, ile naprawdę kosztuje to, co dla was ważne.
Krok pierwszy: ta sama podstawa dla wszystkich
Zanim zaczniecie porównywać, wyślijcie do każdego obiektu to samo zapytanie: termin, orientacyjna liczba gości, godziny, oczekiwany zakres (obiad, kolacje, tort, napoje, noclegi). Jeśli każdy dostaje inne informacje, oferty będą nieporównywalne. Dobrze też zapisać, jakie rzeczy są dla was obowiązkowe, a jakie opcjonalne.
Krok drugi: jedna wspólna tabela
Stwórzcie arkusz, w którym wiersze to pozycje, a kolumny to obiekty. Przepiszcie do niego dokładnie to, co jest w ofercie. Przykładowe wiersze:
- wynajem sali i czas, na jaki jest wynajęta;
- menu: obiad, przystawki, dania ciepłe, kolacje, bufet;
- napoje bezalkoholowe, kawa, herbata;
- alkohol: w cenie, osobno, możliwość przyniesienia własnego;
- tort i słodki stół;
- obsługa kelnerska i opłaty za przedłużenie;
- dekoracje, światło, nagłośnienie;
- noclegi: dla pary, dla gości, śniadanie;
- opłaty dodatkowe: serwisowe, korkowe, sprzątanie, zamawianie dodatkowych usług.
Gdy jakiejś pozycji w ofercie brakuje, nie zakładajcie, że jest „gratis”. Wpiszcie pytanie i poproście o doprecyzowanie.
Krok trzeci: policzcie dla tej samej liczby gości
Porównanie ceny za osobę jest mylące, jeśli w jednym obiekcie obejmuje ona napoje, a w innym nie. Przeliczcie wszystko na wspólny wariant: tę samą liczbę gości, ten sam czas, ten sam zakres. Dopiero wtedy kwoty mają sens. Dodajcie kolumnę „orientacyjny koszt całości”, a drugą „kwoty, które trzeba jeszcze ustalić”.
Gdzie najczęściej kryją się dodatkowe koszty
- Przedłużenie wesela. Godziny po uzgodnionym czasie bywają rozliczane osobno.
- Napoje. Czy są bez limitu, czy w pakiecie na określony czas, czy dolewki są płatne.
- Opłata za własny alkohol lub tort. Obiekty rozliczają się różnie.
- Obsługa i opłaty serwisowe. Czy są wliczone, czy doliczane.
- Dekoracje i wyposażenie. Krzesła, pokrowce, światło, nagłośnienie.
- Noclegi. Jak liczone są doby, śniadania, dostawki i dzieci.
- Zmiana liczby gości. Jak rozliczane są osoby, które dojdą lub odpadną.
Krok czwarty: oceńcie to, czego nie widać w cenie
Nie wszystko mierzy się w kwotach. Oceńcie też elastyczność obiektu, jakość kontaktu, atmosferę, lokalizację, wygodę dla gości i zaufanie, które buduje się podczas rozmów. Dodajcie do tabeli kolumnę z oceną od jednego do pięciu dla każdego z tych elementów. Czasem oferta o odrobinę wyższej cenie, ale z jasnymi zasadami i życzliwą obsługą, daje większy spokój niż najtańsza z niewiadomymi.
Krok piąty: zapytajcie o to, czego brakuje
Gdy tabela jest gotowa, zobaczycie luki. Spiszcie pytania i wyślijcie je do obiektów. Dobre pytania są konkretne: „Czy w cenie jest obsługa do godziny zakończenia?”, „Czy opłata za tort jest doliczana, jeśli przyniesiemy własny?”, „Czy zmiana liczby gości na tydzień przed weselem wpływa na cenę za osobę?”. Odpowiedzi na piśmie wpisujcie do tabeli.
Krok szósty: zdecydujcie z głową, nie z presją
Obiekty bywają zainteresowane szybką decyzją, ale uczciwa oferta wytrzyma kilka dni namysłu. Przejrzyjcie tabelę razem, a potem każde z was zapisze osobno swoich dwóch faworytów. Jeśli wybory się różnią, porozmawiajcie, co za nimi stoi. Zwykle okazuje się, że chodzi o dwie różne wartości, które można pogodzić. Kiedy macie wybór, poproście o projekt umowy i przeczytajcie go uważnie, nim cokolwiek wpłacicie.
Przykład z życia: dwie oferty, dwa obrazy
Wyobraźcie sobie dwie oferty o podobnej cenie za osobę. W pierwszej obiad, napoje bezalkoholowe, kawa i obsługa są w cenie, a sala wynajęta jest na całą noc. W drugiej cena obejmuje obiad i salę do określonej godziny, napoje liczone są osobno, a przedłużenie jest płatne. Na papierze oferty wyglądają podobnie, ale po dodaniu napojów i godzin okazuje się, że druga jest wyraźnie droższa. Właśnie dlatego jedna tabela z tymi samymi założeniami jest tak potrzebna.
Warto również porównać ofertę pod kątem tego, co się dzieje po podpisaniu umowy. Zapytajcie, do kiedy możecie zmieniać menu, jak wygląda kontakt z koordynatorem i czy zawsze rozmawiacie z tą samą osobą. Spokój w trakcie przygotowań jest wartością, której nie widać w żadnym cenniku.
Prosty test na koniec
Gdy wybierzecie faworyta, zadajcie sobie trzy pytania. Czy rozumiemy wszystkie pozycje oferty? Czy wiemy, co się stanie, gdy zmieni się liczba gości lub termin? Czy czujemy, że po drugiej stronie jest ktoś, komu możemy zaufać? Jeśli na każde odpowiadacie „tak”, zrobiliście solidną robotę. Jeśli nie, wróćcie do tabeli i dopytajcie, zanim cokolwiek podpiszecie.
Najczęstsze pytania
Ile ofert warto porównać?
Zwykle trzy do pięciu. Mniej daje zbyt małe rozeznanie, więcej męczy i utrudnia decyzję.
Czy cena za osobę wystarcza do porównania?
Nie. Trzeba sprawdzić, co obejmuje: napoje, obsługę, salę, czas trwania i dodatkowe opłaty.
Czy negocjować cenę?
Można zapytać o możliwości, zwłaszcza przy terminach poza szczytem. Nie zakładajcie jednak, że każdy obiekt zejdzie z ceny, i nie obniżajcie kosztem jakości.
Co zrobić, jeśli oferta jest niejasna?
Poproście o rozpisanie jej na pozycje. Jasna oferta to znak, że obiekt rozumie, czego potrzebujecie.
Czy ustne obietnice mają znaczenie?
Wszystko, co ma dla was znaczenie, powinno trafić do umowy lub potwierdzenia mailowego.
Chcecie wstępnie oszacować koszty wesela w górach? Zacznijcie od konfiguratora imprez, a potem napiszcie do Dworu Korona Karkonoszy, żeby omówić szczegóły. Więcej o weselach znajdziecie na stronie wesela.