Plan B na pogodę to nie odpowiedź na pytanie „co zrobimy, jeśli będzie padać”. To ustalone z góry progi decyzji, miejsce zapasowe z pojemnością dla wszystkich uczestników, program zastępczy o podobnej wartości i komunikacja, która informuje ludzi o zmianie z wyprzedzeniem. W górach pogoda potrafi zmienić się szybciej niż na nizinach, dlatego plan B powinien być częścią budżetu i harmonogramu od samego początku, a nie pomysłem na ostatnią chwilę.
Dlaczego plan B w górach jest ważniejszy
Warunki w terenie górskim bywają bardziej zmienne. W ciągu kilku godzin można przejść od słońca do deszczu albo silnego wiatru, a prognoza na kilka dni naprzód bywa niepewna. Dobry plan B uwzględnia więc nie tylko deszcz, ale też wiatr, upał, chłód, burzę i słabą widoczność. Przy aktywnościach na szlakach dodatkowo liczy się bezpieczeństwo uczestników, dlatego plan awaryjny nie jest wyłącznie kwestią komfortu.
Krok 1. Zdefiniuj progi decyzji
Zapisz w programie, kiedy i kto decyduje o przejściu na wariant B. Bez tego decyzja zapada w pośpiechu i pod presją, a uczestnicy czekają w niepewności. Przykładowe sytuacje, dla których warto ustalić próg:
- opady przekraczające ustaloną wcześniej granicę przed rozpoczęciem programu,
- silny wiatr, który zagraża aktywnościom na wysokości, namiotom i dekoracjom,
- burza w pobliżu, przy której aktywności na otwartej przestrzeni należy wstrzymać,
- niska temperatura, która ogranicza czas przebywania na zewnątrz,
- upał, który wymaga wolniejszego tempa, wody i cienia.
Wartości progów dopasuj do planowanych aktywności, a w razie wątpliwości zapytaj instruktora lub obsługę obiektu. Za decyzję powinna odpowiadać jedna osoba, żeby nie powstał chaos.
Krok 2. Zaplanuj miejsce zapasowe
Miejsce zapasowe musi pomieścić wszystkich uczestników w układzie potrzebnym do danej aktywności. Przed rezerwacją odpowiedz sobie na kilka pytań:
- Czy sala pomieści całą grupę, a nie tylko jej część?
- Czy droga z miejsca plenerowego do sali jest krótka i bezpieczna?
- Czy sala nie jest zarezerwowana na inne wydarzenie w tym samym czasie?
- Czy w środku da się zorganizować to samo: bankiet, warsztat, występ?
Dobrze jest zapytać obiekt o konkretne sale, ich pojemność w różnych układach oraz o to, czy można je zarezerwować warunkowo na wypadek złej pogody.
Krok 3. Namiot, wiata, zadaszenie
Jeśli impreza ma się odbyć w plenerze, zapytaj o możliwość zadaszenia. Pomocne pytania to:
- Czy zadaszenie jest stałe, czy trzeba je zamontować?
- Ile osób pomieści i jaka jest jego odporność na wiatr?
- Czy da się je ogrzać?
- Kto odpowiada za montaż i kto pokrywa koszt?
- Do kiedy trzeba zdecydować o montażu?
Namiot to dobre rozwiązanie na deszcz, ale gorsze przy silnym wietrze. Z tego powodu plan B nie powinien opierać się wyłącznie na namiocie. Zawsze miej w zanadrzu wariant w budynku.
Krok 4. Przygotuj program zastępczy o podobnej wartości
Najlepszy plan B nie obniża jakości wydarzenia. Zamienniki dobierz tak, aby uczestnicy nie mieli poczucia, że dostali gorszą wersję. Kilka przykładów zamiany:
- gra terenowa w drużynach może zmienić się w grę w salach lub zagadki rozwiązywane w budynku,
- grill i piknik mogą zastąpić bufet w sali z muzyką,
- turniej plenerowy może przejść w turniej gier stołowych lub zespołowych,
- powitanie w ogrodzie można przenieść do sali, a zdjęcia zrobić przy dużych oknach,
- spacer po okolicy może ustąpić miejsca warsztatowi kulinarnemu lub wspólnemu gotowaniu.
Plan B bywa nawet ciekawszy od planu A, jeśli jest dobrze przemyślany. Unikaj przy tym komunikatu „niestety pada”. Zamiast tego przedstaw konkretny, atrakcyjny alternatywny program.
Krok 5. Komunikacja z uczestnikami
- W zaproszeniu napisz, że program może ulec zmianie ze względu na pogodę.
- Poproś o odpowiednie obuwie i ubranie przeciwdeszczowe.
- Ustal godzinę, o której zapada decyzja, na przykład rano w dniu wydarzenia, oraz kanał informacji: SMS, wiadomość grupowa albo komunikat na miejscu.
- Wyznacz jedną osobę kontaktową.
- W programie wpisz wersję A i B obok siebie, aby nikt nie miał wątpliwości.
Krok 6. Policz koszty planu B
Plan B zwykle generuje dodatkowe koszty: rezerwację sali zapasowej, zadaszenie, zmiany w menu czy przeniesienie nagłośnienia. Zapytaj obiekt, czy rezerwacja sali zapasowej jest płatna, czy można ją zwolnić bez kary, jeśli nie będzie potrzebna, do kiedy trzeba zdecydować o wariancie i co dzieje się z cateringiem w razie zmiany miejsca. Wpisz tę pozycję do budżetu od razu, żeby nie okazała się niespodzianką.
Krok 7. Bezpieczeństwo
- Burza: w razie ostrzeżenia wszyscy wchodzą do budynku.
- Wiatr: zabezpiecz dekoracje, namioty i banery.
- Śliskie nawierzchnie: poinformuj o obuwiu i sprawdź ścieżki.
- Zimno: przygotuj ciepłe napoje, koce i miejsce do ogrzania się.
- Upał: zapewnij wodę, cień i krótsze zadania.
- Aktywności na szlakach: stosuj się do aktualnych komunikatów lokalnych służb i ratowników górskich.
Krok 8. Zapisz plan B w jednym dokumencie
Plan B zapisany tylko w głowie organizatora nie działa. Spisz progi decyzji, miejsce zapasowe, osoby odpowiedzialne, zmiany w menu i listę kontaktów, a następnie przekaż dokument obsłudze obiektu i prowadzącym. Po wydarzeniu zanotuj, czy plan zadziałał i co warto poprawić następnym razem.
Typowe błędy
- Brak progów, przez co decyzja zapada w panice.
- Plan B tylko „w głowie”.
- Zarezerwowana sala zapasowa, która jest za mała.
- Uczestnicy nie wiedzą o zmianie.
- Brak dodatkowego sprzętu, takiego jak nagłośnienie czy oświetlenie.
Jeśli planujesz wydarzenie w plenerze i chcesz od początku uwzględnić wariant pod dachem, sprawdź możliwości na stronie corporate events. Możesz też opisać swoje wydarzenie w konfiguratorze imprez i zapytać o salę zapasową już na etapie pierwszego zapytania.
Najczęstsze pytania
Co zrobić, gdy pada na imprezie firmowej w plenerze?
Przejść do wcześniej przygotowanego wariantu pod dachem albo pod zadaszeniem. Kluczowe jest to, aby decyzja zapadła według progów ustalonych przed wydarzeniem.
Czy namiot wystarczy jako plan B?
Nie zawsze. Przy silnym wietrze namiot bywa niebezpieczny, dlatego potrzebna jest także opcja w budynku.
Ile kosztuje plan B?
Zależy od obiektu i zakresu. Zapytaj o koszt rezerwacji sali zapasowej oraz o zasady rezygnacji z niej.
Kiedy zdecydować o przeniesieniu imprezy do środka?
Według progów ustalonych z góry i aktualnej prognozy. Często decyzja zapada rano w dniu wydarzenia, ale zależy to od rodzaju aktywności.
Jak poinformować uczestników o zmianie?
Wcześniej napisz w zaproszeniu, że program zależy od pogody, a w dniu wydarzenia użyj uzgodnionego kanału, na przykład SMS-a lub wiadomości grupowej.