Wie kann man überprüfen, ob ein Eventunternehmen unsere Erwartungen erfüllt?

Jedes Eventunternehmen agiert heute in einem hart umkämpften Markt. Manche kommen mit einem Angebot direkt auf Unternehmer zu, andere locken mit einer starken Online-Marke und Prämien. So richtig wissen Sie erst, mit wem Sie es zu tun haben, wenn Sie vor Ort sind… Oder gibt es eine Möglichkeit, sich vorher bei der Eventfirma zu erkundigen? 

Was ist ein Eventunternehmen?

Unternehmen oder Eventagenturen (diese Begriffe werden meist synonym verwendet) erbringen Dienstleistungen MICE-Bereichd.h. Meetings, Incentives, Konferenzen, Events. Industrie Sitzungen – weil uns ein solcher Begriff auch begegnen kann – er hat sich in den letzten Jahren recht rasant entwickelt. Das haben die meisten Unternehmen verstanden Unternehmen Parteien Es ist ein untrennbarer Bestandteil der Employer-Branding-Strategie, d. h. Aktivitäten, die darauf abzielen, das Image des Arbeitgebers aufzubauen. Auch die Förderung von Unternehmen und Organisationen durch Events gewinnt an Popularität. Klassische Anzeigen erfüllen ihre Funktion immer weniger, ihre Aufgaben werden einfach übernommen Event-Marketing. Die Organisation eines professionellen Firmenevents ist jedoch oft keine leichte Aufgabe. Es lohnt sich, die Dienste von Fachleuten in Anspruch zu nehmen. Die Hilfe einer Eventagentur kann unverzichtbar sein, wenn wir eine erfolgreiche Veranstaltung wünschen.      

Eventagentur Sosnówka in der Nähe von Karpacz 

Bei der Auswahl einer Eventagentur ist der erste Eindruck definitiv wichtig. Manchmal lohnt es sich, sich von seiner Intuition leiten zu lassen, aber auch das persönliche Gespräch mit Unternehmensvertretern. Vor allem, wenn sich ihr Sitz an einem attraktiven Ort befindet und gleichzeitig ein Trainings- und Veranstaltungszentrum ist, wie im Fall von Dwór Korona Karkonoszy in Sosnowka. Dann können wir vor Ort prüfen, wie die Einrichtung aussieht, was sie bietet, wie die Mitarbeiter sind. Auf diese Weise können wir uns eine eigene Meinung über ein bestimmtes Unternehmen bilden und uns nicht nur auf die nicht immer zuverlässigen Meinungen verschiedener Portale verlassen.

Eventagentur – was macht sie?

Eventfirmen organisieren Veranstaltungen, hauptsächlich Firmenveranstaltungen. An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht, ist diese Art von Aktivität gerechtfertigt? Gibt es Freiwillige für Veranstaltungsdienste? Wie ist es schließlich, eine Veranstaltung zu organisieren? Ist es große Kunst? Schließlich hat wahrscheinlich jeder von uns schon einmal ein Ereignis in seinem Leben organisiert. 

Ein solcher Irrglaube, in einer Eventagentur zu arbeiten, begegnet man recht häufig. Das Leben bestätigt solche Meinungen jedoch schnell. In der Praxis stellt sich schnell heraus, dass die Organisation eines Kinobesuchs und einer Pizza für ein paar Freunde das eine ist, und die Organisation einer Konferenz, IntegrationstreffenTheaterworkshops oder eine 3-tägige Reise nach Integration in den Bergen oder ein tolles Firmenpicknick für alle Mitarbeiter und ihre Familien oder eine Firmenweihnachtsfeier. Nur erfahrene Eventagenturen werden einer solchen Aufgabe gewachsen sein. Zumal die Veranstaltung bildungs-, erholungs-, sozial- oder kulturell sein kann. Oder eine Mischung aus verschiedenen Sorten. Jeder hat seine eigene Besonderheit, und die Kenntnis der Nuancen kann über den Erfolg oder Misserfolg der Veranstaltung entscheiden.

Ereignis - Definition

Was ist eine Veranstaltung? Können Sie eine Definition dafür geben? Dieser Begriff ist ziemlich umfangreich, aber es ist definitiv ein "Ereignis" - etwas Ungewöhnliches, Besonderes, Ungewöhnliches. Eine der klassischen Definitionen, die Anfang der 1990er Jahre vom weltberühmten Eventspezialisten JJ Goldblatt vorgeschlagen wurde, besagt, dass ein Event „ein einzigartiger Moment in der Zeit ist, der durch Zeremonien und Rituale definiert wird und die Bedürfnisse von jemandem erfüllt“.

Was ist die Aufgabe einer Eventagentur?

Es ist schwierig, die Aktivitäten von Eventagenturen in wenigen Worten zu beschreiben. Das Spektrum ihrer Arbeit und Interessen ist sehr breit. Natürlich ist die Haupttätigkeit, wie der Name schon sagt, die Organisation von Firmenveranstaltungen. Aber ein Eventunternehmen hat oft einen ähnlichen Aufgabenbereich wie eine normale Werbeagentur. Eine solche kreative Eventagentur ist zum Beispiel Dwór Korona Karkonoszy. Die besten Eventagenturen sind in der Lage, beispielsweise ein Firmenevent oder eine Konferenz von Anfang bis Ende vorzubereiten. Sie können es auch richtig bewerben und die Teilnahme von Experten sicherstellen sowie originelle Attraktionen für die Veranstaltung bieten. Wie Sie sehen, hat eine professionelle Eventagentur ein nahezu unbegrenztes Betätigungsfeld und Leistungsspektrum. Außerdem kann sie jede Veranstaltung selbst konzipieren und umsetzen.

CTA-Block

Sie suchen ein professionelles Eventunternehmen?

Sie sind an der richtigen Stelle.

Eventfirma - Aktivitäten

Was wir von einem Eventunternehmen erwarten, hängt weitgehend von der Art der Veranstaltungen ab, mit deren Vorbereitung wir es beauftragen möchten. Der Punkt ist, dass Sie bei der Organisation beispielsweise einer Konferenz oder eines internationalen Kongresses anders vorgehen und andere Ziele setzen sollten, und dass Sie bei der Vorbereitung eines Firmenfeuers ganz andere Erwartungen haben werden. Im letzteren Fall wird das Ziel sein Integration und Teambildung. Und im Falle einer Konferenz kann das Ziel beispielsweise sein, für das Unternehmen zu werben und Kontakte und Experten in der Branche zu gewinnen, die uns interessiert. Beachten wir auch, dass manche Eventagenturen nur ein schmales Leistungsspektrum anbieten. Ihre Spezialisierung ist beispielsweise die Organisation von Festivals und Konzerten. Und sie können tatsächlich ziemlich gut im Umfang sein Organisation von Veranstaltungen im Freienaber nicht unbedingt medienfähig oder gar perfekt ins Lokalkolorit passen. Ist eine Eventagentur auf kleinere Events spezialisiert, kann es ein erhebliches Risiko sein, sie beispielsweise mit einer bundesweiten Veranstaltung zu betrauen.

Eventagentur es geht in erster Linie darum, mit Menschen und für Menschen zu arbeiten. Es geht sowohl um Kunden von Eventagenturen als auch um Menschen, die Eventagenturen beschäftigen. Gerade Agenturen, die Events organisieren, brauchen sehr gute Ansprechpartner in ihrem Team. Zum Beispiel Event ManagerWer eine Integrationsreise vorbereiten soll, muss viele Informationen über die Gruppe einholen, für die sie durchgeführt werden soll. Es muss auch alle Subunternehmer, das Catering perfekt koordinieren und interessante Attraktionen vorbereiten. Das geht nicht, wenn man nicht gerne mit Menschen arbeitet. Notwendig sind auch Kompetenzen wie Kommunikationsfähigkeit, Humor, planmäßiges Arbeiten, aber auch Improvisationstalent und die Fähigkeit, sich in verschiedenen Situationen zurechtzufinden. Manchmal müssen Sie eine Firmenfeier veranstalten, manchmal müssen Sie jemandem bei einem zufälligen Ereignis helfen. Sie müssen auch gleichzeitig fest und flexibel sein. Sie sehen, um sich persönlich um die umfassende Organisation von Events zu kümmern, braucht man viel Social Skills und Soft Skills.

Eventfirma – was sagen andere dazu? 

Es scheint offensichtlich, aber es sei daran erinnert, dass dies neben den Zusicherungen der Veranstaltungsfirma selbst auch möglich ist Bewertungen überprüfen über sie. Orte, an denen Sie nach ihnen suchen können:

• Website-Referenzen,
• sozialen Medien,
• Google-Rezensionen,
• Branchenrankings,
• glückselig,
• professionelle Presse- und Informationsportale.

Eventagentur - Meinungen

Eine schlechte Meinung sollte die Kooperationschancen des Eventunternehmens nicht ausschließen, aber wenn darauf viele negative Bewertungen folgen, dann hat die Agentur vielleicht etwas zu verbergen. Hat das Eventunternehmen hingegen keine Meinung im Web, ist es möglicherweise nur sehr kurze Zeit am Markt tätig. 

Es lohnt sich auch, auf die Qualität der Meinungen über das Eventunternehmen zu achten. Werden die Referenzen durch den Namen des Unternehmens gestützt und handelt es sich um eine große, angesehene Marke oder wurde die Meinung von einer anonymen Person abgegeben? Auch diese Dinge sind wichtig, besonders in der Online-Welt, wo Meinungen leicht manipuliert werden können. Ein Erfolgsindikator kann auch sein, dass Sie bereits von einer interessanten Veranstaltung gehört haben, die von einer bestimmten Organisation organisiert wurde. 

Auf welche Attraktionen und Annehmlichkeiten können Sie zählen?

Er ist ein Profi in praktisch jedem Bereich und arbeitet an der Schnittstelle zwischen den Erwartungen des Kunden und seiner eigenen Vision, unterstützt durch Erfahrung. Dasselbe sollte für ein Eventunternehmen gelten. Notiz,ob Ihre Wünsche und Anregungen berücksichtigt werden Es ist schließlich Ihre Party. Auf der anderen Seite kann ein Fachmann einige Lösungen vorschlagen. Zum Beispiel, wenn Sie sehr angespannt sind Veranstaltungsplan, und Sie planen zudem ein umfangreiches Menü und ein elegantes Dinner, kann Ihnen ein Experte raten, es durch eine Variante mit weniger Gerichten in der Smorgasbord-Variante zu ersetzen. Ähnlich wird es mit geplanten Attraktionen sein.

Veranstaltungsunternehmen Karpacz

Karpacz und seine Umgebung sind Orte, die sehr gerne für die Organisation von Firmenveranstaltungen ausgewählt werden. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Umgebung des Riesengebirges auch ein Ort ist, an dem sich die Veranstaltungsbranche schnell entwickelt. Bei der Auswahl eines Eventunternehmens ist Karpacz im benachbarten Sosnówka eine Überlegung wert Die Krone des Riesengebirges. Sein Angebot an Firmenevents lässt sich kurz als viel, interessant, an einem einzigartigen Ort und mit phänomenaler Küche beschreiben. Dieses stilvolle Herrenhaus kann Ihnen für einen besonderen Anlass komplett zur Verfügung stehen. Dank dessen kann die Formel der Veranstaltung völlig willkürlich sein und nur die Vorstellungskraft kann die Ideen einschränken, um der Veranstaltung Glanz zu verleihen. Das Eventunternehmen in der Nähe von Karpacz bietet über 100 verschiedene Attraktionen für Events.

Die Organisation einer Integrationsveranstaltung gehört zu den Grundaufgaben eines Veranstaltungsunternehmens. In diesem Fall scheint es entscheidend, ein geeignetes Szenario der Veranstaltung und der Attraktionen vorzubereiten, die einen großen und positiven Eindruck auf die Teilnehmer hinterlassen. Nicht jeder möchte wieder einmal an einer langweiligen Sitzsitzung teilnehmen, insbesondere mit Menschen, mit denen er täglich viel Zeit auf der Arbeit verbringt. Ein professionelles Eventunternehmen kann jede Veranstaltung so gestalten, dass sie sich von den vorherigen unterscheidet. Sicherlich wird es auch für Überraschungen sorgen, die für gute Laune sorgen und den Teilnehmern noch lange in Erinnerung bleiben werden. Die Vorbereitung eines solchen Firmenevents erfordert jedoch viel Aufwand und frische Ideen. Auch das beste Eventunternehmen muss sich anstrengen, um seine Kunden mit etwas Neuem zu überraschen.

Wie funktioniert ein Eventunternehmen?

Was ist die erste Phase der Aktivitäten einer Eventagentur? Es geht ums Zuhören. Ja, so funktioniert eine Eventfirma. Er hört erst zu und handelt dann. Normalerweise assoziieren wir Eventagenturen mit Bewegung, Aktion, Aktion, aber damit diese Phase stattfinden kann, müssen Sie dem Kunden zuhören. Mal persönlich, mal anhand eines kurzen, also schriftlichen Leitfadens. Im Briefing finden wir eine Auflistung der Bedürfnisse, Anforderungen und Wünsche des Auftraggebers. Natürlich müssen sie manchmal geändert werden, aber sie geben den Rahmen für Aktivitäten vor und geben Ihnen die Möglichkeit, bei der Vorbereitung der Veranstaltung die Richtung vorzugeben.

Also müssen wir zuerst die Bedürfnisse des Kunden kennen. Anschließend Erstellung eines Angebots, das den gestellten Anforderungen entspricht. Dann Tagungsplaner verteilt Aufgaben auf einzelne Mitarbeiter innerhalb der Eventagentur und sucht Subunternehmer. Dann übernimmt er die Koordination des Veranstaltungsablaufs. Und schließlich gibt es nach dem Event noch Aktivitäten zur Zusammenfassung des Events und Abrechnungen – mit dem Auftraggeber und Auftragnehmern.

Tagungsplaner von Eventagenturen bieten in der Regel ihre Hilfe in jeder Phase der Planung, Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung an. Kunden wissen das zu schätzen – sie bevorzugen den Kontakt zu ein und derselben Person in jeder Phase eines Firmenevents. Dadurch müssen sie sich keine Gedanken über Kommunikationsunterbrechungen machen. Alle Arrangements sind aktuell und allen Interessenten bekannt, was die Chancen auf eine erfolgreiche Veranstaltung erhöht.   

Firmenveranstaltung kurz

Basisinformationen zum Firmenevent:

• der Zweck der Veranstaltung – Teamintegration, Förderung des Unternehmens oder der Marke, Dank an Mitarbeiter oder Auftragnehmer, Zusammenfassung der Erfolge, Festlegung eines Ziels für die Zukunft usw.;
• Art der Veranstaltung - Schulung, Kongress, Jubiläum, Mannschaftsspiele mit Teambuilding-Elementen, Integrationsworkshops etc.;
• geplanter Termin der Firmenveranstaltung - Party mehrere Stunden, 2 Tage oder länger;
• Party Ort Unternehmen - Berge, Meer, Seen, Stadt; Firmenzentrale, Restaurant, Hotel, Konferenzzentrum, Schulungszentrum usw.;
• Anzahl der geladenen Gäste;
• zusätzliche Attraktionen für die Veranstaltung - Konzert, Workshops, Shows usw.; es sollte etwas wirklich Interessantes und Überraschendes für die Teilnehmer sein;
• geplantes Veranstaltungsbudget.

Mit diesen Daten präsentiert die Eventagentur dem Kunden ihr Angebot. Sobald es genehmigt ist, ist es an der Zeit, einen detaillierten Arbeitsplan für die Veranstaltung zu erstellen.

Firmenveranstaltung - Arbeitsplan

Welche Elemente sollten bei der Planung eines Firmenevents berücksichtigt werden? finden Konferenzeinrichtung am gewählten Ort ist entscheidend. Hotel, Tagungszentrum, Workshopzentrum – Sie müssen einen Ort mit ausreichend Tagungs- und Schulungsraum wählen. Dies ist jedoch nicht genug. Das gängigste Modell eines Firmenevents ist ein 2-tägiges Auswärtsmeeting. Sie benötigen also eine Unterkunft für die Veranstaltungsgäste, am besten an einem klimatischen, stimmungsvollen Ort, der sich durch eine individuelle Einrichtung auszeichnet. Dann werden die Teilnehmer der Veranstaltung diese Reise perfekt in Erinnerung behalten. Boutique-Villa mit interessanten Räume wird perfekt sein. 

Und doch Gastronomie – Mahlzeiten während Meetings oder Workshops, und vielleicht ein Lagerfeuer, Grillen oder Firmenball Abends? Dann müssen Sie ein spezielles Menü zubereiten. Setzen Sie am besten auf die regionale Küche, denn das Probieren neuer Gerichte wird eine zusätzliche Attraktion für die Teilnehmer des Firmenevents sein.

Sie sollten sich auch darum kümmern Transport zum Veranstaltungsort. Sie können entweder Reisebusse mieten oder dafür sorgen, dass die Teilnehmer der Veranstaltung den Ort selbst erreichen. Dies ist jedoch eine selten verwendete Lösung. Eine gemeinsame Reise dient dem gegenseitigen Kennenlernen und der Festigung des Zusammenhalts im Team von Beginn der Veranstaltung an.     

Sobald diese grundlegenden Fragen geklärt sind, muss darauf geachtet werden, Subunternehmer zu finden. Zum Beispiel Fotografen, Videofilmer, Dekorateure oder Animateure von Firmenveranstaltungen. Bestellen Sie Event-Branding, d. h. Abzeichen, Visitenkarten, Willkommenspakete, Werbegadgets oder Spielszenarien. Es lohnt sich auch, die Veranstaltung hervorzuheben. Sonderangebot in sozialen oder traditionellen Medien, je nach Art der Veranstaltung, ist heutzutage ein gängiger Bestandteil des Eventmarketings. 

Was sind die Aufgaben einer Eventfirma?

Die generelle Aufgabe der gesamten Veranstaltungsbranche ist die professionelle Organisation von Veranstaltungen verschiedenster Art. Die beliebtesten sind natürlich Veranstaltungen zur betrieblichen Integration. Aber es geht auch darum, beispielsweise Pressekonferenzen, Konzerte, Veranstaltungen von großer Bedeutung für die lokale Gemeinschaft oder für ein bestimmtes Unternehmen oder ein kleineres Unternehmen zu organisieren. Die Aktivitäten von Eventagenturen umfassen auch Marketingunterstützung, Gewährleistung der Sichtbarkeit und Werbung auf Websites. Das liegt daran, dass Für Kunden von Veranstaltungsunternehmen ist jede Veranstaltung eine Investition. Jede Tätigkeit solcher Unternehmen muss daher einem bestimmten Zweck dienen. Und langfristig muss sich jedes Event auszahlen.

Zum Beispiel Veranstaltung zur betrieblichen Integration Oberflächlich betrachtet ist es Geld, das ausgegeben wird, um die Mitarbeiter zufrieden zu stellen. Aber tatsächlich gewinnen wir die Loyalität der Crew, integrieren Mitarbeiter ins Team und stärken die Kommunikation. Der langfristige Nutzen besteht darin, Fachkräfte an unser Unternehmen zu binden, Synergieeffekte zu erzielen und das Unternehmen als Arbeitgeber zu fördern, der sich um seine Mitarbeiter kümmert. So arbeitet die Eventagentur für uns im Bereich Employer Branding, Teambuilding, unterstützt das Marketing und stärkt unser Unternehmen zusätzlich. Wie Sie sehen, macht die Arbeit von Eventunternehmen nicht nur Spaß, sondern auch eine ganz konkrete Markttätigkeit.

Veranstaltungsunternehmen

Eine bewiesene Person wird aufgrund ihrer Erfahrung in der Lage sein, bestimmte Situationen vorherzusagen, die beispielsweise das Wetter oder die Jahreszeit betreffen. Statt einer Überraschung vor Ort kann er eine Alternative anbieten oder sich um einen Notfallplan kümmern. Vorbereitet von Spezialisten für Veranstaltungsplanung von Dwór Korona Karkonoszy Veranstaltungsrechner ermöglicht es Ihnen, jedes Veranstaltungsmodul den Gegebenheiten anzupassen. Zum Beispiel kann das Abendessen 2, 4 oder sogar 7 Stunden dauern. Auch bei schönem Wetter gibt es eine Auswahl Integration Herd oder zum Beispiel ein Barbecue mit Lammbraten.

Wenn das Wetter umschlägt, ermöglicht Ihnen die Infrastruktur unserer Anlage, drinnen weiter zu spielen. Natürlich bereiten wir das Szenario eines Firmenevents jedes Mal individuell vor, aber auf der Basis fertiger Ideen können wir diesen Prozess vereinfachen und verschiedene Module effizient kombinieren. 

Eigenschaften eines guten Event-Organisators

Wie sollte ein professioneller Event-Organisator aussehen? Zunächst einmal kommunikativ, da es sich um einen Beziehungsjob handelt. Aus diesem Grund Kommunikationsfähigkeiten und Soft Skills sind für Eventveranstalter sehr wichtig. Ein weiteres notwendiges Merkmal in der Arbeit eines Eventmanagers ist Kreativität. Das Szenario des Events, Attraktionen für die Gäste – um ein unvergessliches Event zu kreieren, braucht es eine gewisse Portion Fantasie und Innovation. Jedes Ereignis ist einzigartig und unwiederholbar, obwohl es anderen ähnlich ist. Allerdings kann sich der Kunde, Art der Veranstaltung, Gäste, Ort, Datum oder ändern Sehenswürdigkeiten für eine Firmenfeier. Gleichzeitig muss der Tagungsplaner ein bodenständiger Mensch sein. Die Sicherstellung aller Fristen, Auftragnehmer und Budgets ist eine Aufgabe für eine gut organisierte, systematische und verantwortungsbewusste Person. Reflexe, Flexibilität und Einfallsreichtum werden bei dieser Arbeit ebenfalls nützlich sein, denn manchmal müssen Sie in letzter Minute aus zufälligen Gründen einige zuvor vereinbarte Elemente der Veranstaltung ändern.

Verfügt die Eventfirma über eine eigene Einrichtung?

Veranstaltungsunternehmen. Ein weiteres interessantes Thema ist mit welchen Einrichtungen die Veranstaltungsgesellschaft zusammenarbeitet. Wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie damit rechnen, dass es keine Vorzugskonditionen in Unterkünften gibt. Dabei geht es nicht nur um finanzielle Angelegenheiten. Erfahrung und eine breite Basis an Unterkunftseinrichtungen tragen ebenfalls zu dem im vorherigen Abschnitt erörterten Know-how bei. Ein erfahrener Eventmanager weiß, welche Hotel für Integrationsveranstaltungen funktionieren und welche nicht. Beispielsweise kann es Orte vermeiden, an denen gleichzeitig Hochzeiten stattfinden, sowie Einrichtungen, die sich direkt neben der Straße oder neben einem Einkaufszentrum befinden. Es gibt der Eventfirma noch mehr Möglichkeiten eigene Unterbringungsbasis. So auch das Team um Dwór Korona Karkonosze. Küchenservice, Hotel, Werkstätten und sogar eigene Marketingagentur – all das funktioniert hier wie ein gut geölter Mechanismus und trägt zum Endeffekt, nämlich einem gelungenen Firmenevent, bei. 

Eventagentur - Aufgaben

Organisieren Eventagenturen nur Firmenevents? Dies ist eine weit verbreitete Meinung, aber es ist nicht ganz richtig. Die meisten Eventagenturen bieten auch Dienstleistungen im Bereich der Organisation von Familienveranstaltungen an - Hochzeiten, Kommunionen, Taufen, Jubiläen. Natürlich erhalten Veranstaltungsunternehmen ungleich häufiger Aufträge von Firmen, Organisationen oder Institutionen aller Art als von Privatpersonen, aber solche Aufträge kommen auch vor. Es ist etwas anderes Organisation von Hochzeiten. Diese Art der Beauftragung ist üblicher, und einige Agenturen sind sogar darauf spezialisiert. Dann verwenden sie oft den Namen einer Hochzeitsagentur, nicht einer Eventagentur, um die Besonderheiten ihres Marktes hervorzuheben.

Das Wichtigste in einem Eventunternehmen ist der menschliche Faktor 

Firmenveranstaltungen wird mit dem Ziel organisiert, Spaß zu haben und Zeit angenehm zu verbringen. Das Letzte, worauf Sie achten sollten, bevor Sie einen Vertrag mit einem Eventunternehmen abschließen, sind die Menschen. Die Atmosphäre ist sehr wichtig, aber noch wichtiger ist ihre Herangehensweise, die sich in den Erfolg Ihrer Veranstaltung übersetzt. 

Veranstaltungsfirma - Termine

Firmenveranstaltungen wird mit dem Ziel organisiert, Spaß zu haben und Zeit angenehm zu verbringen. Das Letzte, worauf Sie achten sollten, bevor Sie einen Vertrag mit einem Eventunternehmen abschließen, sind die Menschen. Die Atmosphäre ist sehr wichtig, aber noch wichtiger ist ihre Herangehensweise, die sich in den Erfolg Ihrer Veranstaltung übersetzt.

An dieser Stelle sei noch hinzugefügt, dass Sie auch bei einem Start-up-Unternehmen gewisse Erwartungen an die Standards der Zusammenarbeit haben können. Wenn Sie von Ihrem Veranstaltungsunternehmen keinen klaren Zeitplan erhalten, schlagen Sie Ihren eigenen vor.

Wenn die Eventfirma die ersten Absprachen nicht mehr erfüllt, können Sie davon ausgehen, dass die weitere Zusammenarbeit auch so aussehen wird. Dann lohnt es sich, sich an Profis zu wenden, deren Arbeitsstil zu Ihnen passt. Wenn Sie Fragen zur Organisation von Veranstaltungen haben, stehen Ihnen unsere Spezialisten von Dwór Korona Karkonoszy zur Verfügung. 

Ereignisszenario

Natürlich gibt es keine einheitliche Vorlage für ein Firmenevent-Szenario. Schließlich soll jede Veranstaltung „maßgeschneidert“ sein. Viele Elemente wiederholen sich jedoch – der Zweck der Veranstaltung, die Art der Veranstaltung, der Zeitrahmen, der Veranstaltungsort und die Unterkunft, Transport, Teilnehmer, Subunternehmer, Veranstaltungswerbung, notwendige Ausrüstung und Attraktionen für die Veranstaltung. Allerdings individuell Büroparty sie unterscheiden sich ganz erheblich voneinander.

Zeitplan für Firmenveranstaltungen

Ist es einfach, ein Ereignisskript zu schreiben? Es ist ein Dokument oder ein Antrag, in dem wir alle Informationen über die Veranstaltung sammeln – vor allem alles, was für die Organisation der Veranstaltung benötigt wird. Das heißt, ein detaillierter Plan einer Firmenveranstaltung, der wie folgt geschrieben ist:

• Aktionen,
• Verfahren,
• Personen,
• Bedingungen,
• Ausrüstung.

CTA-Block

Möchten Sie ein unvergessliches Event organisieren?

Wir kümmern uns um alles!

Wie bereitet man ein Szenario vor? Zunächst müssen Sie das gesamte Ereignis visualisieren. Analysieren Sie mental alle Phasen und Elemente. Und dann schreiben Sie auf: auszuführende Sätze; dafür verantwortliche Personen; die Termine, bis zu denen einzelne Aktivitäten erledigt sein sollen, und die damit verbundenen Kosten.

Neben einem detaillierten Szenario der gesamten Firmenveranstaltung ist es auch notwendig, Teilversionen des Veranstaltungsplans zu erstellen. Mitveranstalter, Unterauftragnehmer und Gäste sollten gekürzte Versionen mit Informationen erhalten, die für sie gelten.

Hotelveranstaltungen

Viele Firmenveranstaltungen werden in Hotels organisiert. Die von der Polnischen Tourismusorganisation gesammelten Daten zeigen deutlich, dass Hotels zu den beliebtesten Reisezielen auf der Insel gehören Firmenveranstaltungen. Jährlich finden dort bis zu 80% Firmenevents, Kongresse und Tagungen statt. Dabei handelt es sich oft um zyklische Veranstaltungen an bewährten Orten, denn Professionalität ist in dieser Branche die Basis.

Es ist eine bequeme Lösung für Unternehmen, da ein Firmenevent oft 2 oder 3 Tage dauert. Sie brauchen also eine Unterkunft für Gäste, und das ist in einem Hotel kein Problem. Catering ist natürlich auch vor Ort. Doch damit nicht genug – Firmenevents kommen in der Regel nicht ohne zusätzliche Attraktionen aus. Hier kommt die Eventabteilung des Hotels ins Spiel. Mitarbeiter der Veranstaltungsorganisation kümmern sich in der Regel um die umfassende Auftragsabwicklung. Die Themen Unterkunft, Menü, Schulungsräume und natürlich Sehenswürdigkeiten werden mit dem Eventmanager des Hotels besprochen, was eine effiziente Organisation und Verwaltung des Veranstaltungsplans ermöglicht. Wir können sicher sein, dass sich der im Hotel angestellte Eventmanager problemlos mit dem Rest des Teams verständigen kann, da sie täglich zusammenarbeiten. Dadurch wird die Kommunikation schnell und problemlos.

Arten von Firmenveranstaltungen - der Zweck des Treffens

Da der Begriff Event sehr umfangreich und nicht sehr präzise ist, können wir leicht erahnen, dass sich Eventunternehmen mit der Vorbereitung von sehr unterschiedlichen Veranstaltungen befassen. Gemeinsam ist ihnen, dass es sich um einmalige Ereignisse handelt, sie finden nicht jeden Tag statt, obwohl sie natürlich zyklisch sein können. Wenn wir über Arten von Veranstaltungen nachdenken, beginnen wir normalerweise mit dem Ziel der Organisatoren. Es kann sich um Folgendes handeln:

• ein Jubiläum feiern

• Integration,

• Motivation des Teams,

• Teambildung,

• Produkteinführung,

• Markenwerbung,

• Ideen fördern,

• erziehen.

Attraktionen für Firmenevents

Kulinarische Workshops mit einem Starkoch? Barista-Shows oder Sommelier-Workshops? Moderne Tanzshows oder DIY-Workshops? Eine große Dosis Adrenalin während einer Ballonfahrt oder die Aufklärung eines Verbrechens? Oder vielleicht Rafting auf einem Bergfluss? Beliebt sind auch eine Zaubershow, ein Seilpark oder Fotoworkshops. Es gibt so viele Möglichkeiten, dass es unmöglich ist, sie aufzuzählen. Viele Unternehmen zählen die Attraktionen, die sie anbieten, in Hunderte. Zum Beispiel hat Dwór Korona Karkonoszy in Sosnówka in seinem Portfolio so viele wie 113 Attraktionen für Firmenevents. Die Auswahl ist groß - es ist wichtig, Aktivitäten auszuwählen, die der Art der Veranstaltung und ihren Teilnehmern sowie dem Zweck der Veranstalter entsprechen.

Arten von Firmenveranstaltungen - Art der Veranstaltung

Wir haben es selten mit einer „reinen“ Art von Veranstaltung zu tun. Typischerweise beinhaltet eine Firmenveranstaltung beispielsweise Schulungs-, Unterhaltungs- und Sportelemente. Es können jedoch mehrere Arten von Veranstaltungen unterschieden werden, die sich darin unterscheiden, wie sie ihre Zeit verbringen:  

• Integration – bei dieser Art von Veranstaltungen geht es um den Aufbau von Bindungen im Team, sie werden oft von Teambuilding-Spielen begleitet;

• Unterhaltung – es geht darum, Entspannung und Entspannung für Mitarbeiter zu gewährleisten, beispielsweise nach Abschluss eines schwierigen Projekts. Dafür eignet sich zum Beispiel ein Themenevent Kasino oder eine Themenparty der 1920er Jahre;

• motivierend - Incentive-Veranstaltungen zielen darauf ab, die Motivation der Mitarbeiter zu steigern, sie sind auch eine Art Belohnung für herausragende Teammitglieder. Sie sind oft sehr attraktiv Reisen im Rahmen des Incentive-Tourismus;

• Abenteuer - Schatzsuche in den Bergen oder Pirsch ist ein Riesenspaß für jedermann;

• kulturell – Filmworkshops oder die gemeinsame Inszenierung eines Theaterstücks sind eine interessante Herausforderung;

• Sport - Firmenolympiade Es ist ein Hit bei Firmenveranstaltungen, aber auch Runmageddon oder Yoga werden sicherlich ihre Amateure finden;

• besondere Aktivitäten – das sind in erster Linie CSR-Aktivitäten, also eine Kombination aus Spielen und Aktivitäten mit Aktivitäten, die Teil der Corporate Social Responsibility sind. Sie sollen die Aufmerksamkeit auf wichtige soziale Themen lenken und gleichzeitig das Team integrieren;

• Geschäft - sie zielen darauf ab, die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zu präsentieren, sie ermöglichen engere Beziehungen zu Auftragnehmern;

• Gelegenheitsveranstaltungen – bei dieser Art von Veranstaltungen werden runde Firmenjubiläen oder Erfolge gefeiert. Zu Firma Heiligabend ob Karnevalsspiele in diese Kategorie fallen. In der Regel werden dann feierliche Bankette organisiert Firmengalas.

Wie bereitet man ein einzigartiges Firmenevent vor?

Der Organisationsgrad einer Firmenveranstaltung hängt maßgeblich von der Erfahrung der Organisatoren ab und davon, ob sie beispielsweise über eigene technische Einrichtungen verfügen. Eventagenturen preisen sich gerne als außergewöhnlich an, doch die meisten arbeiten nach einem ähnlichen Standard. Jeder möchte die einzige Eventagentur sein, aber Sie müssen die richtigen Voraussetzungen für diese Art von Aktivität mitbringen. Ob Kunden zu einer Eventagentur zurückkehren oder ob es für eine Veranstaltung eine Eventfirma war, entscheidet die Zeit und der Markt. Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, wen die Eventagentur beschäftigt. Sind es Menschen, die auch täglich Humor haben, wie andere Menschen und Spaß haben? Aber sind sie auch fleißig, halten Fristen und Verpflichtungen ein?

Um die besten Events zu organisieren, braucht man auch die Besten Eventmanager. Wie wählt man also die beste Agentur aus? Es scheint, dass Unternehmen, die schon lange auf dem Markt sind, bereits richtig verifiziert wurden. In Niederschlesien beispielsweise ist Dwór Korona Karkonoszy in Sosnówka bei Karpacz einer der führenden Organisatoren unvergesslicher Veranstaltungen. Diese umfassende Eventagentur hat bereits über 1.150 Veranstaltungen organisiert. Ein großer Teil davon sind Veranstaltungen zur betrieblichen Integration.

Arten von Eventunternehmen

Eventagenturen können sich hinsichtlich ihres Geschäftsprofils stark unterscheiden. Daher lohnt es sich vor der Wahl immer, das Portfolio einer Eventagentur zu prüfen. Kleine oder sogar Ein-Personen-Veranstaltungsunternehmen haben in der Regel eine sehr enge Spezialisierung. Beispielsweise können sie sich auf die Vorbereitung von Musik für Firmenveranstaltungen spezialisieren. Ein Sprecher kann auch als Einzelunternehmen auf dem Veranstaltungsdienstleistungsmarkt tätig sein. Aber bereits zum Beispiel die Planung einer großangelegten und hauptamtlichen Firmenveranstaltung bzw Themenpartys kann außerhalb seiner Reichweite liegen. Zu den am häufigsten gewählten Eventagenturen gehören daher eher größere und mit einem deutlich breiteren Spektrum an Event-Dienstleistungen.

Eine andere Art von Veranstaltungsunternehmen sind solche, die sich mehr mit der technischen Unterstützung für verschiedene Arten von Veranstaltungen befassen. Sie vermieten beispielsweise Zelte, Soundsysteme, verschiedene Arten von aufblasbaren Strukturen für Outdoor-Events oder stellen Strom und Beleuchtung zur Verfügung. Oder sie sind einfach in der Lage, eine große Veranstaltung wie ein Konzert technisch zu unterstützen und zu bewachen. Eine solche Eventagentur wird sicherlich in einem bestimmten Tätigkeitsbereich helfen, aber die gesamte Organisation von Veranstaltungen liegt außerhalb ihres Interesses und ihrer Reichweite.

Eine andere Art von Eventunternehmen sind die als die größten eingestuften. solch Die Eventagentur bereitet den Veranstaltungsplan umfassend vor und koordiniert die gesamte Veranstaltung. Sie kümmert sich beispielsweise auch um die ordnungsgemäße Bekanntmachung der Veranstaltung in den Medien, Einladungen an Gäste oder den Ticketverkauf und kümmert sich um viele weitere organisatorische Belange. Zunächst handelt es sich bei dieser Eventfirma um die Zusammenarbeit mit anderen Subunternehmern. Egal für welche Eventlocation wir uns entscheiden, ein solch professionelles Unternehmen findet den richtigen Ort und Subunternehmer.

Wie Sie sehen können, ist es bei Eventunternehmen ähnlich wie bei anderen Dienstleistungen. Es gibt viele von ihnen, angefangen von kleinen und neu gegründeten Unternehmen über mittelständische Unternehmen bis hin zu Eventunternehmen mit langjähriger Erfahrung und umfassenden Dienstleistungen.