Przy cateringu dla grupy ważniejsze niż samo menu są trzy ustalenia: ile osób na pewno będzie jadło, jakie diety trzeba uwzględnić i w jakiej formie podawane są posiłki, czyli bufet, serwis przy stole czy pudełka. Reszta to szczegóły, które łatwo dopracować, jeśli te trzy rzeczy są jasne. Ten poradnik przeprowadzi cię przez organizację jedzenia na szkolenie, konferencję i integrację krok po kroku.

Krok 1. Zacznij od rodzaju wydarzenia

Inaczej planuje się jedzenie na jednodniowe szkolenie, a inaczej na wieczorną integrację. Zanim porozmawiasz z dostawcą, ustal, jakiego typu posiłków potrzebujesz.

Szkolenie jednodniowe: kawa i herbata na start, przerwa kawowa, lunch i lekka przekąska po południu. Lunch powinien być krótki i niezbyt ciężki.
Konferencja: kawa powitalna, przerwy, lunch w formie bufetu i ewentualnie kolacja. Bufet przyspiesza obsługę, kiedy uczestnicy wychodzą z sali w tym samym momencie.
Integracja wieczorna: kolacja serwowana lub bufet oraz napoje. Ważniejsza od szybkości jest atmosfera i miejsce na rozmowy.
Wyjazd kilkudniowy: śniadania, obiady, kolacje i przerwy. Menu powinno się zmieniać z dnia na dzień, żeby uczestnicy nie jedli w kółko tego samego.

Krok 2. Wybierz formę podania

Forma podania wpływa na tempo wydarzenia, liczbę obsługi i koszt, dlatego warto ją wybrać świadomie.

Bufet jest szybki i elastyczny, a uczestnicy sami wybierają to, co lubią. Zapytaj dostawcę, czy obowiązuje minimalna liczba osób, bo przy małych grupach bufet bywa nieopłacalny.
Serwis przy stole jest elegancki, ale wolniejszy i wymaga większej obsługi. Dobrze pasuje do kolacji i uroczystych okazji.
Przekąski i finger food sprawdzają się na przerwach i podczas koktajlu, ale nie zastąpią pełnego obiadu.
Pudełka lunchowe pomagają, gdy czas jest bardzo ograniczony albo sala jest daleko od kuchni.

Do szkoleń zwykle najlepiej nadaje się bufet lub serwis z krótkim czasem wydania, a do integracji wieczornej serwis albo bufet z przestrzenią do swobodnych rozmów.

Krok 3. Zbierz diety i alergie z wyprzedzeniem

Informacje o dietach najlepiej zbierać już w zaproszeniu, a nie w dniu wydarzenia. Kuchnia potrzebuje czasu, żeby przygotować alternatywy. Najczęściej spotykane potrzeby to:

dieta wegetariańska i wegańska,
dieta bezglutenowa,
dieta bez laktozy,
alergie na orzechy, ryby, jaja, seler i inne alergeny,
wymagania wynikające z przekonań religijnych.

Poproś kuchnię o oznaczenie potraw na bufecie, na przykład kartkami z listą alergenów. Alergie to sprawa bezpieczeństwa, a nie kaprys, dlatego przy poważniejszych przypadkach zapytaj, czy kuchnia jest w stanie uniknąć kontaktu krzyżowego, i wyznacz osobę, która porozmawia bezpośrednio z uczestnikiem. Przekazuj liczby i rodzaje diet, a nie szczegóły zdrowotne konkretnych osób.

Krok 4. Policz, ile jedzenia zamówić

Nie ma jednej reguły, bo ilość zależy od godziny, wieku i składu grupy oraz od tego, czy po jedzeniu uczestnicy wracają do pracy. Kilka praktycznych wskazówek:

Na przerwę kawową wystarczy kilka lekkich przekąsek na osobę.
Lunch to zwykle zupa lub sałatka, danie główne i deser.
Kolacja może składać się z trzech do pięciu pozycji, zależnie od formy.
Woda powinna stać na stołach przez cały dzień, a kawa i herbata być dostępne w przerwach.

Poproś dostawcę o podanie wielkości porcji w gramach, a nie tylko „porcja”. Zamawiaj z niewielkim zapasem na niespodziewane osoby, ale bez przesady, żeby nie marnować jedzenia. Doświadczony dostawca potrafi podpowiedzieć, ile jedzą różne grupy.

Poranek: kawa, herbata, woda i lekka przekąska. Ciężkie dania przed pracą rozleniwiają.
Przerwa: coś słodkiego i coś wytrawnego, a do tego owoce.
Lunch: pożywny, ale lekki. Ciężki obiad w środku dnia szkoleniowego obniża energię w sali.
Kolacja: dobre miejsce na lokalne smaki i dania, które uczestnicy zapamiętają.

Krok 6. Pytania do dostawcy cateringu

Czy ceny są podane netto, czy brutto?
Czy w cenie jest obsługa i naczynia?
Jaka jest minimalna liczba osób?
Do kiedy trzeba zgłosić ostateczną liczbę uczestników?
Jak wygląda oznaczanie alergenów?
Czy jest dowóz, w jakim promieniu i czy wiąże się z dopłatą?
Czy menu można zmienić po złożeniu zamówienia?
Co dzieje się z resztkami, czy wolno je zabrać?
Co się stanie, jeśli jedzenia zabraknie?

Krok 7. Ogranicz marnowanie jedzenia

Marnowanie żywności to koszt i problem wizerunkowy. Rozsądne kroki są proste: potwierdź liczbę osób tuż przed wydarzeniem, zapytaj dostawcę o możliwość przekazania nadwyżek dalej i wybieraj lokalne produkty tam, gdzie to ma sens. Nie obiecuj jednak uczestnikom „zero waste”, bo to trudne do zrealizowania przy większych grupach.

Krok 8. Napoje i alkohol

Napoje bezalkoholowe zapewnij zawsze i w kilku wersjach: woda, soki, kawa, herbata. Jeśli na wydarzeniu będzie alkohol, ustal z firmą zasady: kto płaci, w jakiej ilości i do której godziny. Zadbaj też o ciekawe propozycje bezalkoholowe oraz o bezpieczny powrót uczestników do domu lub na nocleg.

Catering na wydarzenie plenerowe

Na świeżym powietrzu dochodzą dodatkowe kwestie: ochrona jedzenia przed pogodą, ciepłe napoje zimą, chłodne napoje i cień latem oraz stoły i zaplecze. Zapytaj dostawcę o urządzenia do utrzymania temperatury potraw i o plan na wypadek deszczu.

Typowe błędy

Zamawianie „na oko” bez zebrania diet.
Zbyt późne potwierdzenie liczby osób, które kończy się nadwyżką albo niedoborem.
Brak wody w sali.
Zbyt ciężki lunch przed popołudniowymi zajęciami.
Brak osoby po stronie firmy, która odpowiada za kontakt z obsługą cateringu.

Przykładowy plan posiłków na szkolenie jednodniowe

Na powitanie podaj kawę, herbatę, wodę i drobne pieczywo. Na przerwie przedpołudniowej sprawdzą się ciastka, owoce i kawa. Lunch może składać się z zupy lub sałatki, dania głównego z opcją wegetariańską i deseru. Po południu wystarczy lekka przekąska i napoje. Przy szkoleniu kilkudniowym zmieniaj menu między dniami i poproś o wersję z informacją o alergenach do wydruku.

Jeśli planujesz posiłki dla grupy w połączeniu z salą i noclegami, zobacz ofertę Firmenveranstaltungen albo opisz swoje potrzeby w konfiguratorze imprez. Podaj liczbę osób, termin i diety, a łatwiej będzie dobrać odpowiedni zakres.

Najczęstsze pytania

Ile jedzenia zamówić na szkolenie?

Zapytaj dostawcę o wielkość porcji w gramach i dodaj niewielki zapas. Na przerwy wystarczą lekkie przekąski, a na lunch pełny posiłek.

Czy bufet jest lepszy od serwisu przy stole?

Bufet jest szybszy i bardziej elastyczny, serwis bardziej elegancki, ale wolniejszy. Wybierz formę zależnie od czasu i charakteru wydarzenia.

Jak uwzględnić diety w cateringu dla grupy?

Zbierz je w zaproszeniu i przekaż kuchni z wyprzedzeniem. Poproś o oznaczenie alergenów przy potrawach.

Do kiedy zgłaszać końcową liczbę osób?

Termin zależy od dostawcy, dlatego zapytaj o niego już przy składaniu zamówienia i zapisz ustalenie na piśmie.

Czy catering można zamówić bez sali i noclegu?

To zależy od zasad konkretnego obiektu lub firmy cateringowej, więc zapytaj o minimalną liczbę osób i warunki zamówienia.

Catering dla grup: jak zaplanować jedzenie na szkolenie, konferencję i integrację