Transport rzadko jest częścią wyjazdu firmowego, o której się marzy, ale bywa tą, która najbardziej wpływa na nastrój. Spóźniony autokar, zbyt długi przejazd bez przerwy, ktoś, kto nie wie, gdzie się zbierać, albo gość, który został w nocy bez dojazdu: to sytuacje, które psują dobre wspomnienia. Dobra wiadomość jest taka, że organizacja przewozu to głównie kwestia prostych decyzji podjętych we właściwej kolejności. Poniżej znajdziesz przewodnik, który pomoże je uporządkować.
Krok 1: ustal, skąd jedzie zespół
Zacznij od prostej listy: skąd wyjeżdża każda osoba i ilu uczestników jest w danym miejscu. W jednej firmie bywa kilka biur albo osoby mieszkające w różnych miastach. Od tego zależy, czy opłaca się jeden wspólny przejazd, kilka punktów zbiórki, czy dojazd na własną rękę ze zwrotem kosztów. Zapytaj też, kto planuje przyjechać własnym samochodem, a kto nie ma prawa jazdy lub wolałby podróżować zbiorowo.
Krok 2: wybierz formę dojazdu
Najczęściej stosowane są cztery rozwiązania:
- Autokar lub bus zamówiony przez firmę. Wygodny przy większych grupach. Wszyscy jadą razem, a podróż może stać się częścią integracji. Wymaga ustalenia punktów zbiórki, godzin i miejsc postojów.
- Samochody służbowe lub prywatne. Elastyczne, ale zwiększa liczbę pojazdów na miejscu i komplikuje parkowanie. Trzeba ustalić zasady zwrotu kosztów.
- Pociąg lub transport publiczny. Dobry przy dłuższych trasach i dla osób z dużych miast. Wymaga dojazdu z dworca do obiektu.
- Rozwiązanie mieszane. Część osób jedzie autokarem, część samochodami, a część dojeżdża koleją. Najczęstsze w praktyce, ale trzeba wtedy przekazać każdemu jasne informacje.
Wybierz formę, która najlepiej pasuje do trasy, liczby osób i charakteru wydarzenia. Dla krótkiej trasy i niewielkiej grupy wystarczy kilka samochodów. Dla większej grupy i dłuższej drogi autokar zwykle jest wygodniejszy.
Krok 3: policz czas i trasę
Zapytaj przewoźnika o realny czas przejazdu, a nie tylko o ten z nawigacji. Dla autokaru dochodzą postoje, wsiadanie i wysiadanie. Uwzględnij godziny szczytu, sezon i pogodę, szczególnie w regionach górskich, gdzie zimą droga może się wydłużyć. Doliczaj zapas czasu: przyjazd z dużym wyprzedzeniem jest tańszy emocjonalnie niż nerwowe docieranie na ostatnią chwilę.
Krok 4: sprawdź przewoźnika
Przy zamawianiu autokaru lub busa nie kieruj się wyłącznie ceną. Zapytaj o:
- ważne licencje i ubezpieczenie,
- wiek i stan techniczny pojazdu,
- klimatyzację i ogrzewanie,
- miejsce na bagaż,
- doświadczenie kierowców na trasach górskich, jeśli jedziecie w góry,
- zasady dotyczące czasu pracy kierowców, bo wpływają one na plan dnia,
- warunki odwołania i zmiany liczby osób,
- numer kontaktowy do przewoźnika w czasie podróży.
Dobrze jest poprosić o referencje lub opinie od innych firm. Pomocny bywa także kontakt z obiektem, do którego jedziecie. Często zna sprawdzonych przewoźników i wie, gdzie bezpiecznie zatrzymać pojazd.
Krok 5: zaplanuj punkty zbiórki i godziny
Najczęstszy błąd to zbyt ogólny komunikat „zbiórka rano”. Przekaż uczestnikom dokładną informację: miejsce, godzinę, numer pojazdu lub oznaczenie, osobę koordynującą i numer telefonu do niej. Wyznacz godzinę odjazdu z jasnym zastrzeżeniem, że autokar nie czeka. Przy kilku punktach zbiórki przygotuj harmonogram: wyjazd z miejsca A, przystanek w miejscu B, przyjazd do obiektu. Dobrze jest wysłać przypomnienie dzień przed wyjazdem.
Krok 6: pomyśl o drodze powrotnej
O powrocie często myśli się najmniej, a to właśnie wtedy ludzie są zmęczeni. Ustal godzinę wyjazdu tak, by nikt nie wracał późno w nocy po całym dniu, szczególnie jeśli ktoś ma następnego dnia pracę. Jeśli wydarzenie kończy się późnym wieczorem, rozważ nocleg i powrót następnego dnia. Dla osób jadących własnym samochodem pamiętaj o zasadzie: kierowca nie pije alkoholu, a jeśli jest ryzyko, powinien mieć możliwość noclegu.
Krok 7: bagaże i dostępność
Sprawdź, ile bagażu zmieści się w pojeździe, szczególnie przy wyjazdach kilkudniowych i z dodatkowym sprzętem (materiały szkoleniowe, nagrody, nagłośnienie). Zapytaj uczestników o potrzeby: osoby z ograniczeniami ruchowymi mogą potrzebować pojazdu z windą lub niską podłogą, dodatkowego czasu na wsiadanie albo miejsca z przodu. Rodzice z dziećmi, jeśli są zaproszeni, mogą potrzebować fotelików.
Krok 8: komunikacja i dokumenty
Przygotuj jedną wiadomość z całym planem podróży. Powinna zawierać:
- datę, godzinę i miejsce zbiórki,
- trasę i planowane przystanki,
- przewidywaną godzinę przyjazdu,
- dane osoby kontaktowej,
- zasady bagażu,
- informacje o parkingu dla osób jadących samochodami,
- plan powrotu.
Dla osób dojeżdżających samodzielnie dodaj adres obiektu, wskazówki dojazdu i informacje o możliwościach parkowania. Zapytaj obiekt o szczegóły, bo mogą się różnić w zależności od sezonu i liczby gości.
Krok 9: plan awaryjny
Nawet przy dobrej organizacji coś może się wydarzyć: awaria pojazdu, korek, zamknięta droga, zła pogoda. Przygotuj odpowiedzi na kilka pytań:
- Kto kontaktuje się z przewoźnikiem i obiektem w razie opóźnienia?
- Co się dzieje z programem, jeśli grupa dotrze później?
- Czy jest pojazd zastępczy?
- Czy obiekt może przesunąć posiłek lub początek szkolenia?
Poinformuj o opóźnieniu obiekt jak najwcześniej. Przesunięcie kolacji jest prostsze, gdy kuchnia wie o zmianie z wyprzedzeniem.
Zimą w górach
W regionach górskich warunki drogowe zmieniają się szybko. Śnieg i oblodzenie wydłużają przejazd, a niektóre odcinki mogą wymagać łańcuchów lub ostrożności. Sprawdź prognozę, zaplanuj większy zapas czasu i zapytaj przewoźnika o doświadczenie w takich warunkach. Warto także zapytać obiekt o aktualny stan dojazdu i miejsca parkingowe zimą.
Koszty: o czym nie zapomnieć
Przy porównywaniu ofert przewoźników zwróć uwagę nie tylko na cenę za kilometr, lecz także na dodatkowe pozycje: koszt postoju, przejazd z kilku punktów, noclegi i wyżywienie kierowców, opłaty drogowe, parkingi. Poproś o wycenę całościową. Uwzględnij też zwrot kosztów dla osób jadących własnymi samochodami, jeśli firma tak zdecyduje, i zapisz zasady przed wyjazdem.
Najczęstsze pytania
Czy lepiej zamówić autokar, czy pozwolić dojechać samodzielnie?
Dla większej grupy wspólny przejazd bywa wygodniejszy i sprzyja integracji. Dla niewielkiej grupy z różnych miast samodzielny dojazd ze zwrotem kosztów jest zwykle prostszy.
Kiedy zamawiać przewoźnika?
Z wyprzedzeniem, szczególnie w sezonie i w okresach wzmożonych wyjazdów. Im wcześniej, tym większy wybór pojazdów.
Co zrobić, gdy część osób nie chce jechać wspólnie?
Zapewnij im alternatywę i jasne zasady. Wspólny przejazd nie powinien być przymusem.
Jak sprawdzić dojazd do obiektu?
Zapytaj obiekt o szczegóły i aktualny stan dojazdu. Obiekty zwykle znają lokalne warunki lepiej niż nawigacja.
Jeśli planujesz Betriebsausflug w Karkonosze i chcesz uzgodnić dojazd, godziny przyjazdu oraz plan dnia, napisz do Dworu Korona Karkonoszy. Pomożemy dopasować program do godzin podróży, a wstępne założenia wyjazdu możesz opisać w konfiguratorze imprez.