Organizator imprez firmowych: zakres obowiązków

Porady

Organizator imprez firmowych ma trudne i odpowiedzialne zadanie. Poniżej przedstawimy zakres rzeczy do zrobienia i kilka zagadnień związanych z organizacją imprez firmowych. Eventy firmowe pomogą zbudować profesjonalny wizerunek, dlatego warto włączyć je do strategii biznesowej. Takie wydarzenia pozwalają promować markę zarówno wśród pracowników, jak i klientów czy partnerów biznesowych. Kreatywny i doświadczony organizator imprez firmowych postara się zrobić dobre wrażenie na uczestnikach, dlatego warto nawiązać z nim współpracę. 

Ustal cele eventu

Organizator imprez firmowych, aby wyróżnić się na tle konkurencji powinien dokładnie poznać swoją grupę docelową. W ten sposób możemy ustalić temat i cele wydarzenia. Zastanów się, czy chcesz przyspieszyć rozwój firmy. A może zależy Ci na tym, aby poprawić wyniki sprzedaży, zwiększyć zaangażowanie pracowników lub zjednoczyć zespół?

Jeśli wyznaczysz cel działania, przygotujesz skuteczną strategię. Pomyśl, czy scenariusz eventu przybliży Cię do sukcesu, a może wręcz przeciwnie? Pamiętaj, żeby rodzaj wydarzenia dobrać do swojej grupy docelowej. W przeciwnym razie wiele osób nie przyjdzie, ponieważ nie będzie zainteresowana tym, co masz im do zaoferowania.

https://www.koronakarkonoszy.pl/dla-firm/

Impreza firmowa może być zorganizowana na przykład po to, żeby uczcić awanse w firmie albo dobre wyniki kwartalne czy jakiś inny sukces. Może też wynikać z potrzeby integracji i wprowadzenia do zespołu nowych pracowników. Oczywiście organizując imprezę można też uczcić jubileusz firmy lub zorganizować ją z jeszcze wielu innych powodów. 

Zgoła inaczej podejdziemy do organizacji wyjazdowego szkolenia połączonego z omówieniem i rozliczeniem wyników poszczególnych zespołów czy wprowadzaniem nowych metod pracy. Tu nacisk należy położyć na odpowiednią salę szkoleniową sprzyjającą skupieniu. Najlepiej, żeby obiekt był kameralny i dostępny tylko dla uczestników szkolenia. Organizator imprez firmowych w takim wypadku musi skoncentrować się na odpowiednim zaplanowaniu zajęć, cateringu lub ewentualnie wieczorem ogniska firmowego dla rozluźnienia atmosfery.

Jubileusz firmy

Organizator imprez firmowych musi dokładnie wiedzieć, co i dlaczego robi. W każdym z wyżej wymienionych przypadków musimy główny akcent położyć na cos innego. W przypadku jubileuszu ważne jest chociażby kupno tortu, przygotowanie jubileuszowych pamiątek, zaplanowanie kto i kiedy zabiera głos, zaproszenie na jubileusz firmy osób, które przyczyniły się do rozwoju firmy bądź wręcz ją zakładali. Organizator jubileuszu firmowego musi również zadbać o stosowną oprawę i godne wydarzenia miejsce, a także pomyśleć na przykład o zaproszeniu przedstawicieli samorządu i mediów.

Jak zaplanować budżet na imprezę?

Niezależnie od tego, czy pierwszy raz organizujesz event, czy masz duże doświadczenie, zaplanuj budżet eventu dla pracowników. Organizator imprez firmowych radzi, aby wygospodarować przynajmniej 20% zapas na niespodziewane wydatki. Dzięki temu nie będziesz musiał w ostatniej chwili z czegoś rezygnować. Jeśli nie jest to Twoje pierwsze wydarzenie, sprawdź, ile wydałeś na poprzednie eventy. W ten sposób ustalisz, na które obszary wydałeś za dużo, a na które za mało. 

Przygotowując budżet na imprezę firmową, uwzględnij w nim:

  • wynajem sali lub innego miejsca na imprezę firmową,
  • oświetlenie, nagłośnienie, koszty produkcji materiału video,
  • catering,
  • zatrudnienie konferansjera lub prelegentów,
  • przygotowanie i wydrukowanie materiałów promocyjnych,
  • noclegi dla uczestników (w przypadku wydarzeń kilkudniowych),
  • atrakcje dodatkowe,
  • scenografia,
  • upominki dla uczestników,
  • wydrukowanie zaproszeń, identyfikatorów,
  • wynajem fotografa, kamerzysty, hostess i innych podwykonawców.

Zastanawiasz się, jak zorganizować niezapomnianą imprezę firmową?

Zgłoś się do nas, a my zajmiemy się resztą!

Kiedy wysłać zaproszenia na event?

Profesjonalny organizator imprez firmowych wyśle zaproszenia na małe wydarzenie przynajmniej z trzytygodniowym wyprzedzeniem. W przypadku dużych eventów należy powiadomić uczestników minimum rok wcześniej. Przygotowując zaproszenia, warto dołączyć do nich RSVP, czyli prośbę o potwierdzenie przybycia. Dzięki temu ustalisz dokładną liczbą uczestników, a tym samym unikniesz niepotrzebnych wydatków. 

Pamiętaj, żeby w zaproszeniach podać konkretny termin, do którego goście powinni potwierdzić swoje uczestnictwo. Jeśli dysponujesz sporym budżetem, a przy tym chcesz uniknąć niepotrzebnych nerwów, rozważ współpracę z profesjonalistą. Organizator dużych imprez firmowych, eventow, konferencji, kongresu czy sympozjum musi zaplanować i uwzględnić bardzo wiele czynników.

Organizator imprez firmowych: dlaczego warto skorzystać z jego usług?

Przygotowanie i wysłanie zaproszeń to tylko wierzchołek góry lodowej. Planowanie eventów może być bardzo stresujące, zwłaszcza jeśli nie mamy doświadczenia w tym obszarze. Organizator imprez firmowych nie tylko zarezerwuje odpowiednie miejsce, lecz także zajmie się wystrojem, przygotowaniem harmonogramu, logistyką i obsługą. Profesjonalista pomoże Ci wcielić Twoje plany w życie.

Event manager

Specjalista pomoże Ci zorganizować niezapomniane wydarzenie w ramach ustalonego budżet. Event manager wie, jak rozdysponować środki, aby osiągnąć swój cel. Może również stwierdzić, czy przygotowany budżet jest realistyczny, czy trzeba wprowadzić pewne zmiany.

organizator imprez firmowych: planowanie

Wiele osób uważa, że zorganizowanie eventu biznesowego wiąże się ze sporymi wydatkami. Warto więc nawiązać współpracę z profesjonalistą, który dysponuje szeroką siecią podwykonawców. Organizator imprez firmowych potrafi wynegocjować atrakcyjną cenę i rozsądne warunki umowy. 

Organizator imprez firmowych: czym się zajmuje?

Profesjonalista zajmuje się organizacją eventów firmowych od początku do końca. Pomaga w przygotowaniu scenariusza wydarzenia, a następnie w jego realizacji. Organizator imprez firmowych może być częścią większego zespołu lub działać samodzielnie. Biorąc pod uwagę grupę docelową, cel wydarzenia, budżet i preferowaną lokalizację, stworzy plan działania. Uwzględni w nim wszystkie istotne szczegóły, takie jak termin, miejsce, rodzaj i wielkość eventu, potrzeby kadrowe. Może również zająć się poszukiwaniem sponsorów i partnerów biznesowych.

Większość event managerów nie tylko doskonale radzi sobie w negocjacjach, lecz także znajdzie wyjście z każdej sytuacji. Takie umiejętności przydają się szczególnie wtedy, gdy istnieje ryzyko przekroczenia budżetu. Utalentowany organizator imprez firmowych może wówczas wykazać się kreatywnością. Profesjonalista poszuka kolejnych sponsorów i zaproponuje ciekawe pakiety wystawcom, dzięki czemu poszerzy zasięg wydarzenia i zdobędzie dodatkowe fundusze.

Doświadczony organizator imprez firmowych potrafi również odpowiednio się zachować w przypadku jakiejś trudnej czy wręcz kryzysowej sytuacji. Oczywiście zawsze zakładamy, że nasza impreza firmowa będzie przebiegać zgodnie z planem. Jednak doświadczenie uczy, że trzeba zawsze założyć pewien margines na nieprzewidziane okoliczności. Mogą to być drobiazgi, jak na przykład zagubienie dokumentów, czy awaria pojazdu prelegenta. Dla całości wydarzenia nie stanowi to problemu, jednak indywidualnie takie osoby mogą oczekiwać pomocy i zaangażowania ze strony organizatora. Obeznany event menager zawsze potrafi pomóc.

Organizator imprez firmowych: obowiązki

Praca event managera nie kończy się jednak na zaplanowaniu wydarzenia, jest tak samo zaangażowany w proces realizacji. Specjalista pozyskuje, rozmawia i buduje relacje z podwykonawcami. Organizator imprez firmowych znajdzie lokal, firmę cateringową i zespół audiowizualny, a następnie wynegocjuje najlepsze warunki współpracy. Profesjonalista spędza wiele czasu na rozmowach z dostawcami i sponsorami, aby upewnić się, że wszyscy są na dobrej drodze, aby osiągnąć sukces.

Organizator imprez firmowych odgrywa również ważną rolę w dniu eventu. Prowadzi lub wspiera cały zespół i chłonie całą atmosferę, aby rozpoznać nastroje uczestników. Dzięki temu może na bieżąco wprowadzić niezbędne zmiany i wyciągnąć wnioski na przyszłość.

Organizator imprez firmowych: scenariusz eventu

Organizator imprez firmowych powinien przygotować dokładny plan przebiegu imprezy firmowej lub wyjazdu firmowego. Taki scenariusz eventu powinien zawierać między innymi określenie godziny spotkania. Czyli w przypadku wyjazdowej imprezy firmowej: czas przejazdu; planowaną godzinę dotarcia na miejsce; godzinę zakwaterowania; godzinę rozpoczęcia szkolenia, prelekcji czy bankietu; ramy czasowe wystąpień poszczególnych prelegentów.

W przypadku, kiedy do zrealizowania będą też jakieś zadania służbowe (na przykład podsumowanie i omówienie wyników albo strategii) trzeba dokładnie określić, gdzie i kiedy się to odbędzie i poinformować o tym osoby zainteresowane. Jeśli zechcemy, żeby uczestnicy imprezy firmowej również zabierali głos lub przedstawili jakieś własne informacje, należy uprzedzić ich na tyle wcześnie, żeby mogli się przygotować.

Jeśli organizator imprez firmowych zdecyduje się na jakieś dodatkowe atrakcje towarzyszące wydarzeniu, to należy również w miarę dokładnie określić, gdzie i kiedy się one odbędą. Dla przykładu, pokaz sztucznych ogni może trwać kilka lub kilkanaście minut. Jeśli jakaś część gości nie będzie dokładnie poinformowana, gdzie i o której godzinie się on odbędzie, to mogą go w ogóle nie zobaczyć, a powtórzyć pokazu raczej już się nie da.

Team building – maszyna Goldberga

Plan eventu firmowego

Organizator imprez firmowych powinien przygotować sobie coś w rodzaju konspektu. Powinien on zawierać między innymi:

– cel i charakter spotkania firmowego: trzeba dokładnie określić najważniejszy cel (na przykład uczczenie jubileuszu firmowego, szkolenie, konferencja, kongres, odprawa, integracja, team building). Musimy też wybrać, jakiego rodzaju będzie to impreza firmowa. Czy będziemy kładli większy nacisk na relaks, wypoczynek, swobodę i integrację, czy też ma to być wyjazd mobilizujący do wysiłku. W tym drugim przypadku większy nacisk postawimy na motywację i przedstawienie oczekiwań.

– osobę lub agencję odpowiedzialną z organizację imprezy firmowej: żeby wydarzenie w ogóle doszło do skutku, musi zostać wyznaczona osoba, która odpowiada za całość realizacji. Będzie ona koordynować poszczególne elementy naszego eventu. Może całość przygotować sama lub zlecić wykonanie poszczególnych elementów innym pracownikom lub agencji eventowej. To do niej będziemy zwracać się z ewentualnymi szczegółowymi pytaniami i uwagami, a na koniec dziękować jej za udaną imprezę firmową.

Pogotowie kryzysowe dla firm

– planowany koszt wyjazdu firmowego: w zależności od możliwości finansowych danej firmy albo otrzymamy konkretną kwotę, w której należy się zmieścić organizując imprezę firmową, albo najpierw przedstawimy cel i plan wyjazdu, a po ich akceptacji będziemy szukać, gdzie i za ile możemy nasz plan zrealizować. Oczywiście każdy przedsiębiorca będzie traktował taki wyjazd jak swojego rodzaju inwestycję i liczył na pewien zwrot. Każda dobrze zaplanowana i przemyślana impreza firmowa może przynieść wymierne korzyści. Inwestycja w innowacje czy promocję marki jest równie ważna jak inwestycja w zespół, który tego dokona.

Impreza integracyjna

– ustalenie liczby uczestników: od tego zależy skala naszego przedsięwzięcia. Czasem warto zorganizować wyjazd firmowy nawet dla kilku osób. Będzie to okazja do zacieśnienia relacji i bliższego poznania się. Ale też warto organizować wyjazdy firmowe dla wszystkich pracowników firmy. Doświadczony manager wie, że na całość składają się wszystkie elementy i każdy pracownik wnosi ze sobą coś wartościowego. Mówi się przecież, że organizacja jest tak mocna, jak jej najsłabszy element.

zadania

– datę imprezy firmowej i przedział czasowy: na integrację i zabawę zawsze jest dobry czas. Jednak organizator imprez firmowych powinien brać pod uwagę przede wszystkim takie terminy, żeby nie kolidowały z podstawową działalnością danego przedsiębiorstwa. Na przykład okres, kiedy obciążenie pracą jest mniejsze albo planujemy krótki przestój, warto wykorzystać na szkolenie albo wyjazd integracyjny.

– miejsce, gdzie się odbędzie: w zależności od charakteru imprezy firmowej organizator musi dobrać odpowiednie miejsce. Na szkolenie powinien być to obiekt do tego przystosowany i z odpowiednim zapleczem. Na uroczystą kolację lub bankiet miejsce, gdzie jest sala balowa, wysokiej jakości obsługa i catering. Również otoczenie jest ważne – piękna okolica poprawia nastój i wpływa na pozytywny odbiór całości.

– catering dla uczestników eventu: to bardzo ważny element każdej imprezy firmowej. Zawsze należy pamiętać o zimnych napojach, kawie i herbacie. Pracownicy na imprezie firmowej z pewnością docenią również zimne przekąski, owoce i ciasteczka pomiędzy głównymi posiłkami. W menu najlepiej uwzględnić produkty sezonowe i lokalne przysmaki. Obecnie warto też wziąć pod uwagę potrzeby pracowników o specjalnych preferencjach żywieniowych (wegan, wegetarian, osób na diecie bezglutenowej lub bez laktozy).

– potrzebne materiały (szkoleniowe, promocyjne, pamiątkowe lub jeszcze inne): organizator imprez firmowych powinien zadbać o materiały tematyczne dla uczestników. Omawiając jakieś zagadnienie, zadbajmy o dostępność podstawowych informacji i zapewnijmy możliwość robienia notatek. Takie materiały powinny być opatrzone logo naszej firmy. Mogą to być też pamiątkowe plakietki i inne pożyteczne drobiazgi.

Organizacja szkoleń: praktyczne wskazówki dla trenerów

– planowany przebieg – scenariusz imprezy firmowej: powinien zawierać rozpisane w czasie szczegóły naszego eventu. Dobrze zaplanowana impreza firmowa to taka, podczas której na wszystko jest czas, nie ma napięcia, presji i popędzania.   

techniczna obsługa imprezy firmowej: organizator imprezy firmowej musi zadbać również o oświetlenie, nagłośnienie, odpowiedniej jakości projektory i sprawność techniczną potrzebnego sprzętu. Powinien też dysponować innym podobnym zastępczym sprzętem w przypadku ewentualnej awarii. Warto mieć również w dyspozycji kogoś biegłego w obsłudze zaawansowanych urządzeń.

jak zintegrować zespół

Organizator imprez firmowych – obowiązki prawne

W zależności od charakteru i wielkości imprezy organizator imprez ma również obowiązki wynikające z przepisów prawa. Na przykład organizator imprezy o charakterze masowym lub imprezy sportowej, a także związanej z turystyką musi działać zgodnie z ustawami to regulującymi. Również niektóre imprezy firmowe, na przykład koncert plenerowy, gdzie wstęp jest wolny, może podlegać ścisłym regułom.

Ustawa nie obejmuje jednak imprez zamkniętych organizowanych przez pracodawców dla ich pracowników. Tak więc w tym wypadku wystarczy zachować staranność i zdrowy rozsądek. Organizator imprez firmowych powinien w miarę możliwości zapewnić uczestnikom możliwość udziału w imprezie w warunkach komfortowych i bezpiecznych. W przypadku planowania ekstremalnych atrakcji warto rozważyć dodatkowe ubezpieczenie.

Czy udział w imprezie firmowej jest obowiązkowy?

Kodeks pracy nie reguluje jednoznacznie: tak czy nie. Jeśli impreza firmowa odbywa się w godzinach zaliczanych do czasu pracy i jednocześnie zachowane są pozostałe prawa pracownicze, jak choćby prawo do odpoczynku, to pracodawca może wymagać od nas udziału. Jeśli natomiast impreza firmowa odbywa się poza miejscem, gdzie na co dzień pracujemy i obejmuje godziny popołudniowe czy wieczór albo weekend, kiedy mamy zaplanowany czas wolny, to nie musimy brać udziału w takiej imprezie.

Bardzo dużo zależy też od kultury organizacyjnej firmy, przyjętych niepisanych zwyczajów i  relacji międzyludzkich. Jeśli nasz zespół jest naprawdę zgrany, to z pewnością nie będzie nacisków w żadną stronę. Udział  w spotkaniu z ludźmi, których lubimy albo jesteśmy ciekawi ich pomysłów, to będzie raczej przyjemność i każdy postara się w nim uczestniczyć.

https://www.koronakarkonoszy.pl/imprezy-firmowe/

Organizacja imprez firmowych – korzyści

W zasadzie każdy człowiek potrzebuje wypoczynku i od czasu do czasu wyrwania się z rutyny codzienności. To samo dotyczy również zespołów i grup ludzi. Zmiana otoczenia i możliwość nieformalnego wyjaśnienia różnych spraw z pewnością poprawi relacje międzyludzkie naszej załogi. To świetna okazja do „przejścia na ty” i pokazania swoich pasji. To też okazja do rozmowy o tym, co jest dla nas ważne i na czym nam tak naprawdę zależy. Organizując imprezy firmowe można też zaprosić naszych biznesowych partnerów. Takie ludzkie oblicze naszej współpracy z pewnością będzie procentować w przyszłości.

Szybki kontakt Zamów ofertę